- مهارت نظارت و کنترل
نظارت یکی از پنج وظیفه اصلی مدیریت است که پس از برنامه‌ریزی و ابلاغ برنامه‌های عملیاتی به منظور اجرا و ابلاغ دستورهای لازم مطرح میشود.
نظارت و کنترل، توجه به نتایج کار و پیگیری برای مقایسه فعالیت‌های انجام شده با برنامه‌ها و اصلاحات لازم در مواردی است که انتظارات برنامه‌ریزان را براورده نساخته است. پس در کنترل دو مسئله اساسی و محوری هست: یکی نظارت و ارزیابی نتایج و دیگری پیگیری در مورد ارزیابی‌های به عمل آمده و اصلاحات لازم.
در ارزیابی، اطلاعات لازم درباره مسائلی مانند پیشرفت کار بر اساس برنامه، کمیت و کیفیت عملکرد افراد و مشکلات اجرایی به مدیر می‌رسد تا پس از ارزیابی و گرفتن تصمیمات لازم در بخش پیگیری بر مبنای آن تصمیمات، اقدامات مقتضی صورت پذیرد.
در زمان رسول اكرم و امیرالمؤمنین علیهما السلام اشخاصِ امین و خبره و بصیر و قابل اعتماد برای كارهای گوناگون منصوب می‌شدند و از آنان خواسته می‌شد تا در بخش‌های مختلفِ روابط اجتماعی، حاضر و ناظر و امین و رابط و چشم حكومت باشند و مسائل گوناگون را به حكومت و یا مردم منتقل كنند و پل ارتباطی میان مسئولان جامعه و مردم باشند.
نقش افرادی تحت عناوین «عُیون» و «عریف» و «نقیب» و عوامل بازار و مأموران حسبه و محتسب در صدر اسلام به این مبنای عمیق و ریشه‌دار اسلامی برمی‌گردد.
اداره و یا نهاد حسبه و نیز بحث آمرین به معروف و ناهیان از منكر و نیز بحث نظارت عمومی و نظارت بر صحت جریان امور و بحث تعزیر و تأدیب و تعزیرات حكومتی از همین مفهوم بلند نشأت گرفته است.
- محورهای کنترل و نظارت
عملیات کنترل سه محور اساسی برنامه، کارگزاران و روند اجرا دارد؛ زیرا ضعف‌ها و قوت‌هایی که هنگام اجرای برنامه بروز میکند به یکی از این سه عنصر اساسی باز می‌گردد.
- شیوه نظارت و کنترل
به طور کلی عملیات نظارت با سه شیوه انجام میشود: نظارت آشکار، نظارت پنهانی، نظارت درونی(خود کنترلی).
- نظارت آشکار
مقصود از نظارت آشکار این است که مدیر مستقیماً وارد عمل شود و بر کارها نظارت کند یا نیروی مشخصی را برای نظارت معرفی نماید. این نوع از نظارت خود بر دو قسم است: گاهی نظارت کننده، عملیات اجرای برنامه را بدون واسطه از نزدیک نظارت، و گاهی با مجریان صحبت میکند و اطلاعات را از زبان آنان به صورت گزارش یا پرسش و پاسخ به دست می‌آورد.
- نظارت پنهان
نظارت پنهان این است که افرادی ناشناس، عملکرد کارگزاران را تحت نظر گیرند و به مدیر گزارش کنند. این نوع از کنترل اهمیت بسیار زیادی دارد.
در مکتب اسلام انجام فریضه امر به معروف و نهی از منکر به عنوان نظارت عمومى، مؤثرترين عامل كنترل رفتار فردى و اجتماعى افراد است. این فریضه بایستی توسط عوامل و عموم مردم به صورت آشکار و پنهان صورت گیرد.
اين حقيقت را امام على (ع) اين‌گونه بيان فرموده‌اند:
«فَرَضَ اللَّهُ الْأَمْرَ بِالْمَعْرُوفِ مَصْلَحَةً لِلْعَوامِ وَالنَّهْىَ عَنِ الْمُنْكَرِ رَدْعاً لِلسُّفَهاء * خداوند، امر به معروف را برای اصلاح عوام و نهی از منکر را برای جلوگیری (معاصی و گناهان) از کم‌خردان واجب ساخت». (1)
- نظارت درونی یا خودکنترلی
هدفی که در خود کنترلی یا نظارت درونی دنبال میشود، ایجاد حالتی است در وجود فرد، که او را به وظایفش متمایل، و از گناه و معصیت بیزار می‌سازد بدون آن که عاملی خارجی او را تحت کنترل داشته باشد. او با خودکنترلی و محاسبه نفس، روح خود را به تعالی می‌رساند؛ چرا که يكى از دستورهای بسيار سازنده و مفيد اسلام امر به حسابرسى نفس است.
امام كاظم (ع) مىفرمايند:
«لَيْسَ مِنَّا مَنْ لَمْ يُحاسِبْ نَفْسَهُ فى كُلِّ يَوْمٍ فَإِنْ عَمِلَ حَسَناً إِسْتَزادَ اللَّهَ وَ إِنْ عَمِلَ سَيِّئاً إِسْتَغْفَرَ اللَّهَ مِنْهُ وَ تابَ إِلَيْهِ * از ما نيست كسى كه هر روز به حساب خود نرسد تا اگر كار نيكى كرده است از خداوند توفيق بيشتر آن را بخواهد و اگر كار بدى انجام داده است از خداوند طلب بخشش، و توبه نمايد». (2)
اجرای این هدف جز از طریق کار فرهنگی در مورد افراد سازمان عملی نخواهد بود.
- اهتمام به بازدیدها و سرکشی‌های تخصصی از مجموعه‌های تحت امر
یکی از وظائف مدیران و فرماندهان، نظارت، بازدید و سرکشی پیوسته و تخصصی از مجموعه‌های تحت امر است تا علاوه بر نظارت بر حسن اجرای کار به کارمندان روحیه دهند و از آنان دلجویی نمایند.
از آنجا که این عمل باید پیوسته صورت گیرد، لازم است با برنامه‌ریزی و طراحی دقیق، زوایای طرح بررسی، و قبل از اقدام نکات لازم در بازدیدها مد نظر قرار گیرد.
نکته بسیار مهمی که باید در سرکشی به آن توجه کرد، محکم کاری و صحت کارها است. هنگام نظارت باید توجه داشت که آیا صرفاً پیشرفت آماری کار حفظ شده است یا این که کارها اصولی و صحیح انجام میشود.
در سرکشی، توجه به محکم‌کاری و صحت در کارها از اهمیت خاصی برخوردار است؛ زیرا اگر کارگزاران به این نتیجه رسیدند که مسئولان مافوق آنها از آنان کار بیشتری می‌خواهند نه کار بهتر، آنان هم فقط آمار کار را بدون کیفیت لازم بالا می‌برند و اگر احساس کردند که مسئولان به کیفیت کار هم توجه دارند در عملکرد خویش، کیفیت کار را ارتقا می‌بخشند.
- سرکشی و ارزیابی نیروها
ارزیابی منابع انسانی از کارهای بسیار لازم و ضروری است؛ زیرا این انسانها هستند که برنامه را اجرا میکنند و این افراد هستند که امکانات را به کار می‌گیرند و این کارگزارنند که رسیدن به اهداف سازمانی را تحقق می‌بخشند یا به شکست می‌کشانند و اینانند که در رضایت یا نارضایتی مردم از سازمان، بیشترین نقش را دارند. اگر نیروهای اجرایی ضعیف و ناتوان باشند، همانند بلایی خانمانسوز کارها را ضایع نموده و از بین می‌برند. حضرت علی (ع) درکلامی گهربار فرموده‌اند:
«آفَةُ الْأَعْمَالِ عَجْزُ الْعُمَّال * آفت عملها ناتوانى عمل كنندگان است». (3)
ایشان در دوران زمامداري خود، نظارت و کنترل اُستانداران و عاملان حکومت را به اجرا درآوردند و ضمن رسيدگي به کيفيت کار اداري آنان، مسائل مالي و دخل و خرج آنها را نيز کنترل مي‌کردند و اگر خيانت مالي از هر کدام مي‌ديدند، علاوه بر عزل وي، اموالش را نيز به نفع بيت المال مصادره مي‌کردند. او اين کار را از کارگزاران حکومتش نيز مي‌خواست.
مالک بن کعب ارحبی از افراد مورد اعتماد آن حضرت و فرماندار منطقه عين التمر بود که حضرت طي نامه‌اي به او دستور دادند تا به منطقه عراق برود و بر عملکرد کارگزاران امام در آن منطقه، نظارت و کنترل کند، و نتيجه را به اطلاع ايشان برساند. قسمتي از نامه آن حضرت به او چنين است:
«فَاسْتَخلِف عَلى عَمَلك، وَ أخْرُج فی طائِفَة مِنْ أصحابِك حَتّى تَمُرَّ بِأرضِ كورَة السَّواد، فَتَسألُ عَن عُمّالی وَ تَنظُرُ فی سیرَتِهِم * پس کسي را به عنوان جانشين خود قرار بده و خود به همراه گروهي از يارانت (به منظور نظارت بر عملکرد و رفتار کارگزاران منطقه عراق) بيرون برو و تمام سرزمين عراق را منطقه به منطقه بگرديد و از چگونگي اعمال و رفتار کارگزاران و مسئولان آنها جويا شو و بر سيره و روش عمل آنان نظارت کن».
در اين نامه، امام (ع) چند وظيفه بر دوش مالک بن کعب نهاده است: به او دستور مي‌دهد که از سوی آن حضرت به منطقه عراق برود؛ بر عملکرد کارگزاران ايشان نظارت، و نتيجه اين نظارت و کنترل را به وي گزارش کند.
ابعاد و حوزه گسترده این گونه وظایف در فرهنگ و نظام و میراث گرانبهای نبوی و علوی از جایگاهی بس بلند و مكانی بس ارزشمند برخوردار است تا جایی که حضرت گاهی خود شخصاً در بازارها قدم می‌زدند و به بازدید و سرکشی اهتمام می‌فرمودند.
امام باقر (ع) شیوه نظارت مستقیم امام علی (ع) را اینگونه نقل فرموده‌اند:
«سيره امير مؤمنان اين‌گونه بود که هر روز صبح به تک تک بازارهاي کوفه سر مي زد در حالي که تازيانه‌اي دو شاخه به نام سبيبه به همراه داشت. در هر بازار مي‌ايستاد و با صداي بلند ندا مي‌داد: اي تجارت کنندگان! پيش از هر داد و ستدي از خداوند خير و نيکي بطلبيد و با آسان گيري در معامله از خدا برکت جوييد و با خريداران نزديک شويد (گران نفروشيد تا از شما نگريزند) و خود را به زينت حلم و بردباري آرايش دهيد و از دروغ گفتن و قسم خوردن بپرهيزيد و از ستم کناره گيريد و با مظلومان به انصاف رفتار نماييد و به ربا خواري نزديک نشويد و پيمانه و ترازو پر و کامل گيريد و از اموال مردم چيزي نکاهيد و در زمين فساد نکنيد». (4)
روش اداره حکومت حضرت سلیمان به عنوان پیامبری که خداوند اقتدار گسترده‌ای به او داده بود، می‌تواند الگوی مدیریت الهی باشد. این پیامبر بزرگ با گستردگی فوق‌العاده حکومتش، دقیقا مجموعه تحت پوشش خود را زیر نظر داشت؛ چنانکه گاه همه نیروها را یک جا جمع می‌کرد و آرایش نظامی آنها را مورد بازدید قرار می‌داد.
در قرآن کریم این موضوع تحت این عبارت آمده است:
«وَ حُشِرَ لِسُلَيْمانَ جُنُودُهُ مِنَ الْجِنِّ وَ الْإِنْسِ وَ الطَّيْرِ فَهُمْ يُوزَعُونَ * لشکريان سليمان از جن و انس و پرندگان، نزد او جمع شدند؛ آنقدر زياد بودند که بايد توقف مي‌کردند تا بههم ملحق شوند. سوره نمل آیه 17».
از این تعبیر استفاده میشود که لشکریان حضرت سلیمان هم زیاد بودند و هم تحت نظام خاصی قرار داشتند. حضرت سلیمان به دقت مراقب وضع کشور و اوضاع حکومت خود بود و حتی غیبت یک پرنده نیز از چشم او پنهان نمی‌ماند:
«وَ تَفَقَّدَ الطَّيْرَ فَقالَ ما لِيَ لا أَرَى الْهُدْهُدَ أَمْ کانَ مِنَ الْغائِبِينَ * (سليمان) در جستجوي آن پرنده برآمد و گفت: چرا هدهد را نميبينم يا اينکه او از غايبان است؟! سوره نمل آیه 20».
آنچه در این مجال مدّ نظر است این است که حکومت سازمان یافته، منظم و پُرتوان و مدیر موفق چاره‌ای ندارد جز اینکه تمام فعل و انفعالاتی را زیر نظر بگیرد که در محیط کشور و قلمرو او چه واقع میشود.
هدهد گزارشی از سرزمین سبا آورد و گفت من زني را ديدم که بر آنان حکومت ميکند و همه چيز در اختيار دارد، و (به خصوص) تخت عظيمي دارد! او و قومش را ديدم که براي غير خدا -خورشيد- سجده ميکنند و شيطان اعمالشان را در نظرشان جلوه داده و آنها را از راه حق بازداشته است؛ و از اين رو هدايت نميشوند. حضرت سلیمان در برابر این گزارش گفت:
«قالَ سَنَنْظُرُ أَ صَدَقْتَ أَمْ کُنْتَ مِنَ الْکاذِبِينَ، اذْهَبْ بِکِتابِي هذا فَأَلْقِهْ إِلَيْهِمْ ثُمَّ تَوَلَّ عَنْهُمْ فَانْظُرْ ماذا يَرْجِعُونَ * (سليمان) گفت ما تحقيق ميکنيم ببينيم راست گفتي يا از دروغگويان هستي. اين نامه مرا ببر و بر آنان بيفکن؛ سپس برگرد (و در گوشهاي توقف کن) ببين آنها چه عکس العملي نشان ميدهند».
این سخن به خوبی اثبات میکند که در مسائل مهم و سرنوشت ساز، باید حتی به اطلاعی که از ناحیه یک فرد کوچک می‌رسد، توجه کرد و در مورد آن تحقیقات لازم را به عمل آورد. موارد متعددی نقل شده است که پیامبر (ص) بدون واسطه شخصاً این کار را انجام می‌دادند که به ذکر یک نمونه بسنده میشود:
حضرت امام باقر (ع) می‌فرمایند:
«پیامبر گرامی اسلام (ص) در بازار مدینه از کنار یک کالای خوراکی رد شد. پس به صاحب آن فرمود خوراکی تو را خوب می بینم! و (آن گاه) از قیمت آن سؤال کرد. (در این هنگام) خداوند عزوجل به ایشان وحی کرد که دستانش را در داخل آن خوراکی ببرد. آن حضرت چنین کرد و خوراکی نامرغوبی پدیدار شد؛ آن گاه به صاحب آن کالا فرمود جز این نمی بینم که بین خیانت و فریب مسلمانان جمع کرده‌ای!». (5)
سیره انبیا و اوصیا می‌تواند الگوی قابل اطمینانی برای اجرای کنترل و نظارت در مجموعه‌های تحت امر باشد. اهمیت این موضوع در نیروی انتظامی کشورمان، که رسالتی عظیم دارند، واضح و روشن است.
البته یکی از عوامل پیچیدگی اجرای صحیح ارزیابی عملکرد کارکنان نبودن معیارها، استانداردها و شیوههای ارزشیابی است. ذهنی بودن برخی از روشهای ارزشیابی باعث بروز مشکلات مختلف برای سازمان میشود.
به منظور کسب اطمینان از اثربخشی ارزشیابی عملکرد، مدیران نیروی انسانی باید با آگاهی از ملاحظات قانونی به اجرا و هدایت تمام جنبه‌های نظام ارزشیابی عملکرد بپردازند.
اهمیت و نقش روشهای مشخص در نظام ارزشیابی عملکرد، این امکان را فراهم آورده است که از رابطه فرادست و زیردست، ویژگیهای شغل و اطلاعات را برای ارزشیابی فراهم آورند و بر پایه آن، تصمیم‌های مربوط به ارزشیابی گرفته میشود. با استفاده از روش تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی، که روش خاصی در ارزشیابی عملکرد به شمار میرود، علاوه بر جلوگیری از اشتباه‌های احتمالی در نظام‌های قضاوتی ارزشیابی عملکرد می‌توان از مزایای برخورداری از الگوی خاص با تأکید بر منطق تعریف شده استفاده نمود.
- کنترل‌های نامحسوس و غیرمنتظره
نظارت بر کارها بايد به صورتي باشد که به محض بروز انحراف در کار، شناخته و اصلاح گردد. گاهی لازم است برای اطمینان از درستی روند کار، نظارت و کنترل، نامحسوس و پنهانی صورت بگیرد. ارزیابی‌های پنهان جلوی ریاکاری و سوءاستفاده‌های کارکنانی را میگیرد که کم کاری میکنند. از سوی دیگر افرادی که همیشه صادق و دارای وجدان‌کاری هستند، احساس میکنند زحماتشان بیهوده نیست؛ پس تشویق می‌شوند که بهتر کار کنند.
معمولاً نتایج ارزیابی‌های پنهان به مراتب واقعی‌تر از ارزیابی‌های آشکار است. به فرموده امام‌علی (ع) مراقبت سرّى از كارهاى عُمّال و کارگزاران، سبب وادارشدنشان به امانتدارى و ارفاق كردن به مردم خواهد شد:
«تَفَقَّدْ أَعْمَالَهُمْ وَ ابْعَثِ الْعُيُونَ عَلَيْهِمْ مِنْ أَهْلِ الصِّدْقِ وَ الْوَفَاءِ فَإِنَّ تَعَهُّدَكَ فِي السِّرِّ أُمُورَهُمْ حَدْوَةٌ لَهُمْ عَلَى اسْتِعْمَالِ الْأَمَانَةِ وَ الرِّفْقِ بِالرَّعِيَّة * پس در کارهایشان کاوش و رسیدگی کن، و بازرس‌های راستکار و وفادار بر آنان بگمار؛ زیرا خبرگیری و بازرسی در نهانی تو کارهای آنها را سبب وادار نمودن ایشان است بر امانت‌داری و مدارا نمودن و نرمی با مردم». (6)
آن حضرت در شهرها با عیون و جاسوسان مخفی و مورد اعتماد خود، كارمندان را به شدت مراقبت و به فرماندارانش نیز به كارگیری عیون را گوشزد می‌كردند. امیرالمؤمنین (ع) از این نوع نظارت به منظور کنترل عملکرد فرماندارانشان استفاده نموده، به گونه‌ای که در چند مورد از نهج البلاغه به این مسئله تصریح شده است. یکی از این موارد مهم و باشکوه عهدنامه اشتری است که حضرت در آن به مالک فرمودند:
«سپس از گماشتن بازرسانى امين و حقگوى نزد مردم فروگذارى مكن تا آزمون (و حسن خدمت) هر اخلاصمند آزمايش دادهاى از ايشان را ثبت كنند و آنان اعتماد يابند كه تو به حسن خدمتشان آگاهى. سپس قدر خدمت هر كس را بدان».
از این سخن برمی‌آید که برای کنترل پنهانی به هر کس نمی‌توان اعتماد کرد و به نیروهایی با ویژگیهای مخصوص نیاز است:
الف) راستگویی: افرادی که برای گزارش کردن کارها و چگونگی عملکرد کارگزاران انتخاب می‌شوند، باید راستگو باشند؛ زیرا اگر در گزارش‌هایی که ارائه میشود، غلو کنند و یا مطالب را مقداری خفیف‌تر انتقال دهند در هر دو صورت مشکلات بسیار بزرگی به بار خواهد آورد. آنان باید به طور دقیق عین آنچه را واقع میشود، گزارش، و در ترسیم حالات و نقل کلمات با دقت تمام عمل کنند.
ب) وفا: ویژگی وفاداری یکی از مسائل مهم در اینگونه کارها است؛ زیرا اگر فردی وفادار نباشد، ممکن است شبکه اطلاعاتی را افشا کند. علاوه بر آن امکان خیانت و زد و بند با دشمنان خارجی و با متخلفان داخلی هست که در این حالت ممکن است به صورت مأمور دو جانبه و بر اساس خواست دشمن با گزارش‌های غلط، مدیران و مسوولان را فریب دهد و به واکنش‌های نامناسب وادار کند.
از نمونه‌های دیگر اینکه امیرالمؤمنین (ع) برای جلوگیری از خطر مخالفان داخلی مانند طلحه و زبیر و خوارج و هواداران بنی‌امیّه و جاسوسان معاویه ـ كه همیشه مشغول كارشكنی و فتنه‌گری و توطئه بودند ـ مراقبت كامل می‌فرمودند و به قیس بن سعد بن عباده (در مصر) و دیگر عمّال و كارگزاران، فرمان دادند كه در مورد افراد مشكوك و مظنون، شدیداً مراقبت كنند.
اميرالمؤمنين (ع) شدّت کنترل مجموعه تحت امر را به حدی مهم دانسته‌اند که حتی یاران و نزدیکان را از این امر مبرّا ندانستند و در کلام اندیشمندانه خود فرمودند:
«ياران و نزديکانت را سخت زير نظر بگير (که از قدرت حکومت سوء‌استفاده نکنند و به رشوه‌خواري يا مردم آزاري دست نزنند)».
آن حضرت پس از محرز شدن خیانت خیانتکاران، آن را پیگیری، و با آنان به شدت برخورد، و مجازاتشان می‌نمودند. امام به يکي از فرمانداران خود مي‌نويسند:
«فَقَدْ بَلَغَنِي عَنْكَ أَمْرٌ إِنْ كُنْتَ فَعَلْتَهُ فَقَدْ أَسْخَطْتَ رَبَّكَ وَ عَصَيْتَ إِمَامَكَ وَ أَخْزَيْتَ أَمَانَتَكَ * به من از تو خبر کاری رسیده است که اگر کرده باشی، پروردگارت را به خشم آورده امام و پیشوایت را نافرمانی نموده، و امانت خود را خوار گردانیده‌ای». (7)
يکي ديگر از نامه‌هاي امام (ع) به مُنذِر بن جارود عَبدي است که در کار فرمانداري خود خيانت کرده بود. حضرت در قسمتي از نامه خود به او مي‌نويسند:
«فَإِذَا أَنْتَ فِيمَا رُقِّيَ إِلَيَّ عَنْكَ لَا تَدَعُ لِهَوَاكَ انْقِيَاداً وَ لَا تُبْقِي لِآخِرَتِكَ عَتَادا… * پس ناگاه به من خبر رسید که خیانت کرده‌ای و برای هوای نفس خود فرمانبری را رها نمی‌کنی و برای آخرتت توشه‌ای نمی‌گذاری». (8)
امام رضا (ع) نیز از سیره جد بزرگوارش حضرت رسول (ص) در نظارت و کنترل، اینچنین روایت میکنند:
«پيامبر (ص) هنگامى كه لشكرى را به سويى گسيل مىداشت، اميرى برايشان مىگماشت و از كسان مورد اعتماد خود شخصى را روانه مىكرد تا از احوال آن امير جستجو، و پيامبر را آگاه نماید». (9)
- تجسس بیجا
پس از اثبات این که برای نظارت و ارزیابی کارها و عملکرد انسانها به مأموران اطلاعاتی نیاز است، بحث از حدود کاری این نیروها ضرورت مییابد که آنان تا چه حد باید بر عملکرد کارگزاران نظارت کنند و در چه صورت ممکن است به تجسس به معنای مذموم آن مبتلا شوند.
درباره تجسس بیجا قرآن می‌فرماید:
«يا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا اجْتَنِبُوا کَثِيراً مِنَ الظَّنِّ إِنَّ بَعْضَ الظَّنِّ إِثْمٌ وَ لا تَجَسَّسُوا * اي کساني که ايمان آوردهايد! از بسياري از گمان‌ها بپرهيزيد؛ چرا که بعضي از گمان‌ها گناه است و هرگز (در کار ديگران) تجسس نکنيد. سوره حجرات آیه 12».
در این‌باره روایات بسیاری هم وارد شده است که از باب نمونه به یک روایت از حضرت رسول(ص) اشاره میشود:
«لَا تَطْلُبُوا عَثَرَاتِ الْمُؤْمِنِينَ فَإِنَّ مَنْ تَتَبَّعَ عَثَرَاتِ أَخِيهِ تَتَبَّعَ اللَّهُ عَثَرَاتِهِ وَ مَنْ تَتَبَّعَ اللَّهُ عَثَرَاتِهِ يَفْضَحْهُ وَ لَوْ فِي جَوْفِ بَيْتِه * لغزش‌های مؤمنان را طلب نکنید؛ همانا کسی که به دنبال لغزش‌های برادران دینی خود رود، خداوند لغزش‌هایش را دنبال کند؛ آبرویش را خواهد ریخت گرچه در درون خانه‌اش». (10)
همانگونه که ملاحظه شد این روایت و آیه قبل، صریحاً از تجسس در کارها نهی فرموده و این عمل را موجب عقوبت معرفی کرده است.
در این جا ممکن است بعضی این گونه تصور کنند که بین این آیه و روایت با روایاتی که در مورد انتصاب مأموران اطلاعاتی است، تعارض هست، زیرا اگر ماموران سرّی بخواهند اطلاعاتی بدست آورند و گزارش کنند، ناچار باید در امور مربوط به مردم تجسس کنند.
با کمی دقت حل این تعارض مشخص میشود. از قراین آیه و روایاتی که بر نهی تجسس دلالت می‌نمود، فهمیده میشود که تجسس ناپسند و مذموم این است که نسبت به کار شخصی مردم باشد؛ اما روایاتی که بر لزوم گماردن مأموران سری دلالت دارد، تجسس در کارهایی را شامل میشود که با مسوولیت‌های اجتماعی و امور عامه مسلمانان در ارتباط است، پس این تجسس در مسائل شخصی نیست و به منظور استواری مسائل اجتماعی، لازم و ضروری است.
تجسس مذموم شامل کنجکاوی‌های زیانبار و فتنه‌انگیز و بی‌فایده در کار شخصی مردم است که موجب سلب آسایش از انسانها میشود و اضطراب و دلهره را بر مردم حاکم میکند.
- نظارت درونی (خودکنترلی) در سازمان و ترویج آن
یکی از شیوه‌ها و ابعاد ارزیابی و نظارت، نظارت درونی است.
درباره موضوع خودکنترلی و نظارت بر خود می‌توان گفت اولین عاملی که بیشترین نقش را در کنترل بر نفس دارد، وجدان پاک است.
در تعريف وجدان در فرهنگ عميد چنين آمده است: وجدان قوه باطني است كه خوب و بد اعمال به وسيله آن درك مي‌شود.
می‌توان گفت: وجدان استعدادي است كه به تشخيص نيك و بد میپردازد و براي کارها ارزش قائل است؛ نيك و بد را از هم فرق میگذارد و براي ما نوعي الزام عملي ايجاد مي‌كند.
در قرآن كريم از وجدان به عنوان نفس لوّامه تعبير شده است؛ ندایی درونی که انسان را هنگام كار ناشايست، مورد نكوهش قرار مي‌دهد.
در روايات متعدد از وجدان آدمى به عنوان ميزان و مقياس در روابط اجتماعى ياد شده است؛ از جمله رسول خدا (ص) در پاسخ مردى كه از آن حضرت تقاضا كرد چيزى به او بياموزد، فرمودند:
«آنچه را دوست‌دارى مردم با تو رفتار كنند تو درباره آنان رفتار كن و آنچه را دوست ندارى با تو رفتار كنند، آن را درباره مردم به كار نگير». (11)
امام على (ع) به امام حسن مجتبى (ع) فرمودند:
«فرزندم! خويشتن را ميان خود و ديگران ميزان قرار ده! پس آنچه را براى خود دوست مىدارى براى ديگران دوست بدار و آنچه را براى خود نمىپسندى بر ديگران نيز نپسند». (12)
وجدان، عاملى تعيين‌كننده در رفتار آدمى در عرصههاى مختلف زندگى شمرده مىشود.
رسول خدا (ص) به ابن مسعود فرمودند:
«پسر مسعود، اعمال صالح و كارهاى نيك را فراوان انجام بده؛ چون در قيامت نيكوكار و بدكار هر دو پشيمان مىشوند؛ نيكوكار مىگويد اى كاش بسيار كار خوب كرده بودم و بدكار مىگويد كوتاهى و تقصير كردم.
گواه اين مطلب، سخن خداوند است كه فرمود: «وَلا اقْسِمُ بِالنَّفْسِ اللَّوَّامَةِ ». (13)
ضرورت مراقبت از افکار و کردار خود در کلامی از امام علی (ع) آمده است:
«اجْعَلْ مِنْ نَفْسِكَ عَلَى نَفْسِكَ رَقِيباً * از خودت، مراقبي بر خويشتن قرار ده». (14)
وجدان‌كاري يكي از ابعاد مهم وجدان است كه منظور از آن احساس مسئوليت و تعهد همه جانبه دروني فرد نسبت به كارهايي است كه بر عهده اوست؛ به عبارت ديگر، داشتن وجدان‌کاری، سعي در اجرای هرچه كاملتر و بهتر كارها و پرهيز از هر گونه تساهل و كم‌كاري و استفاده منطقي از امكانات و شرايط و مواظبت مداوم نسبت به وظايف است.
اگر در اجتماعات انسانی فرد از درون، مراقب و کنترل کننده نداشته باشد، هیچ نیروی مجبورکننده‌ای به طور دائم نمی‌تواند افراد را در مسیر صحیح نگه دارد. امام علی (ع) این موضوع را این گونه تبیین فرموده‌اند:
«وَ اعْلَمُوا أَنَّهُ مَنْ لَمْ يُعَنْ عَلَى نَفْسِهِ حَتَّى يَكُونَ لَهُ مِنْهَا وَاعِظٌ وَ زَاجِرٌ لَمْ يَكُنْ لَهُ مِنْ غَيْرِهَا لَا زَاجِرٌ وَ لَا وَاعِظٌ * بدانید کسی که از خویشتن کمک و یاری نشود تا اینکه از جانب خود پند دهنده و جلو گیرنده (از معاصی) برایش باشد، منع کننده و پند دهنده‌ای از غیر برای او نیست (هر گاه خود شخص، خویشتن را پند نداده برای هدایت و رستگاری آماده نباشد، گفتار دیگران در او سودی نخواهد بخشید)». (15)
مشخص شد که خودكنترلی برای هر سازمان تلاشگر و هدفدار، ضرورت دارد. اکنون عوامل تقویت کننده آن در سازمان بیان میشود.
۱. عوامل ارزشی
در نظام‌های ارزشی، احساس مسئولیت در برابر دیگران و حفظ امانت، ارزش است. اسلام به عنوان نظامی ارزشی و اخلاقی، قبول کار را مسئول بودن در برابر خداوند، دیگر انسانها و منابع طبیعی می‌داند. در دین مبین اسلام، کار، خدمت، مسئولیت، نوعی امانت و اموال سازمان، بیت المال مسلمین اطلاق میشود. از این رو، فرد شاغل مسلمان، شغل خویش را وسیله تقرب به خداوند و رضامندی او می‌بیند. این نیروی کنترل درونی، قوی‌ترین ناظر برای اوست؛ چرا که وی خداوند را در همه احوال شاهد می‌بیند. پس یکی از راه‌های اساسی ترویج خودکنترلی، تبیین آموزههای والای اسلامی در زمینه کار است.
- عوامل انگیزشی
همانطور که در فصل انگیزش به طور گسترده به این موضوع پرداخته شد، باید گفت همانطور که انگیزه‌های فردی و ساده مانند نیازهای مالی در داشتن وجدان‌کاری نقش دارد، انگیزه‌های متعالی به مراتب بیشتر مشوق افراد در خودکنترلی است. اگر مدیران به نیازهای روحی و فکری کارکنان خود توجه کنند و بستر موفقیت و رشد را برای نیروهای خود فراهم آورند در واقع به تقویت وجدان‌کاری نیروهای سازمان خود کمک نموده‌اند.
نکته ظریفی که در اینجا باید به آن پرداخت این است که وقتی در سازمانی فضای اعتماد حاکم باشد، حس تعلق و وفاداری به سازمان در سایه این اعتماد به وجود خواهد آمد.کارکنان، خود را مورد اعتماد مدیر می‌بینند و سعی در ارائه بهتر کار خویش میکنند. واگذاری اختیارات و مسئولیت به كارمندان و مشارکت آنان در تصمیم‌گیری‌ها اعتماد به نفس لازم را به آنان خواهد داد و احساس خواهندكرد كه سازمان به افرادش اعتنای ویژه‌ای دارد و آنها نیز می‌توانند نظریات و پیشنهادهای خود را ارائه کنند و در رشد سازمان سهیم باشند.
مدیران و فرماندهانی که به نوعی الگوی زیردستان خویش هستند، اگر از وجدان‌کاری لازم برخوردار باشند، این ویژگی در عملکرد آنان نمود مییابد و از آنجا که عمل از کلام صادقتر است، خود به خود نظارت درونی در سازمان ترویج مییابد.
ارضای نیازهای كاركنان و رضایت شغلی آنان با وجدان کاری رابطه مستقیمی دارد؛ هر چه كاركنان به شغل و كار خود بیشتر علاقه‌مند باشند و سازمان نیز حقوق و امكانات مناسب را برای افراد فراهم سازد به همان نسبت، افراد تمایل بیشتری برای كنترل خود نشان می‌دهند. برعكس اگر دستمزد کم و امكانات رفاهی محدود باشد، سخن گفتن از كنترل افراد هیچ ثمری نخواهد داشت و كاركنان یا شغل دوم را انتخاب، و یا به فساد و رشوه در محیط كار گرایش پیدا می‌كنند.
دیگر اینکه مدیران باید در سازماندهی نیروها دقت داشته باشند که بین کار واگذار شده و توانایی هر فرد توازن و تناسب باشد. تناسب بین شغل و مهارت و توانایی فرد شاغل بر وجدان‌کاری تأثیر بسیاری دارد. بدیهی است سازمانی که شیوه درستی در تقسیم کار نداشته باشد به سطح مطلوبی از بهره‌وری و وجدان‌کاری نخواهد رسید.
در مقایسه عواملی که ذکر گردید، می‌توان گفت هیچ کدام از این عوامل به اندازه زمینه‌های اعتقادی اسلام بهترین بستر را برای خودکنترلی فراهم نمی‌آورد.
البته به طور مطلق در هر سازمان نمی‌توان گفت چون افراد خودكنترلند، دیگر به نظارت از سوی مدیر نیاز نیست.
با كنترل است كه برنامه‌ریزان به صحت پیش‌بینی خود پی‌خواهند برد و در غیر این صورت هیچ برنامه‌ای بدون كنترل به درستی اجرا نمی‌شود.
پس هم خودکنترلی و هم کنترل با تناسب برای سازمان ضروری است و باید جایگاه هر دو در سازمان حفظ شود.
ضمن اینكه افراد خودكنترلی را رعایت می‌كنند، مدیر نیز باید با رعایت ضوابط، كنترل لازم را در سازمان اعمال كند.
با این شیوه رابطه كاركنان و مدیر بهبود، و هزینه‌های كنترل نیز كاهش مییابد.
پس شایسته است مدیران و فرماندهان با شیوه های مختلف به تقویت نظارت درونی افراد خویش کمک کنند. سازمانی كه در آن افراد در مشاغل گوناگون سعي دارند تا كارهاي محول را به بهترين وجه و به طور دقيق وكامل و با رعايت اصول بهينه‌سازي انجام دهند، سازمانی با وجدان کاری خوب است.
- میزان کنترل برنامه‌ها و پروژه‌ها
یکی دیگر از محورهای اساسی نظارت و کنترل، علاوه بر ارزیابی نیروهای انسانی، کنترل برنامه و پروژه‌هاست.
اگر پس از ارزیابی برنامه، معلوم شد که کار با وضعیت مطلوب انجام میشود، حرکت ادامه مییابد؛ اما اگر نقاط ضعفی در برنامه احساس شد، باید تبیین شود که مشکل به کدام قسمت از برنامه برمی‌گردد تا بتوان تغییرات لازم را در برنامه به کار گرفت.
همانطور که در گفتارهای مربوط به برنامه‌ریزی گفته شد، برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه کار است. برنامه‌ها نشان می‌دهد که هدف‌ها چگونه باید تحقّق یابد.
هر طرح در سطح برنامه‌ریزی كوتاه مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی به مجموعه كارها و عملیاتی، تبدیل و تقسیم میشود كه آن را پروژه می‌نامند.
در انتخاب اهداف و پیش بینی‌ها هر چند دقیق و حساب شده عمل شود، هرگز نمی‌توان ادعا کرد که خطا و اشتباهی رخ نداده است، از این رو در روند کنترل برنامه، خطاها و نواقص آشکار شده و نتایج کار در هر مرحله با انتظارات مطلوب مقایسه می‌گردد و پس از آن که خطاها و اشتباهات دقیقاً شناسایی و ثبت شد، پی‌گیری‌های لازم اعمال میشود.
كنترل پروژه نیز فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و كیفیت هنگام اجرای پروژه كه از ابزار و شیوههای خاص خود در اجرای این مهم كمك میگیرد.
در واقع كنترل، اجرای دقیق و كامل برنامه تدوین شده برای پروژه است به گونه‌ای كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت‌ها، پروژه را به نزدیك‌ترین حالت ممكن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. نظارت خداوند بر چگونگی ابلاغ پیامبران نشان دهنده اهمیت موضوع کنترل برنامه و پروژه است. در آیاتی از سوره مبارکه جن به این موضوع اشاره گردیده است:
«اِلاّ مَنِ ارتَضى مِن رَسول فَاِنَّهُ يَسلُكُ مِن بَينِ يَدَيهِ ومِن خَلفِهِ رَصَدا، لِيَعلَمَ اَن قَد اَبْلَغوا رِسلتِ رَبِّهِم واَحاطَ بِما لَدَيهِم واَحصى كُلَّ شَىء عَدَدا * مگر رسولاني که آنان را برگزيده است و مراقبيني از پيش رو و پشت سر براي آنها قرار مي‌دهد تا بداند پيامبرانش رسالتهاي پروردگارشان را ابلاغ کردهاند و او به آنچه نزد آنهاست، احاطه دارد و همه چيز را احصا کرده است. سوره جن آیه 27 و 28».
پس نظارت بر اجرا و هدایت اجرا یکی از مراحل مهم مدیریت پروژه است.
————-
(1) نهج البلاغه، حکمت 244.
(2) اصول کافی، ج 2، 453.
(3) تصنیف غرر الحکم، ص 345.
(4) امالی صدوق، ص 498.
(5) دُرَر الاخبار، ص 182.
(6) نهج البلاغه، نامه 53.
(7) همان، نامه 40.
(8) همان، نامه 71.
(9) سنن النبی، ج 1، ص 85.
(10) کافی، ج 2، 355.
(11) محجه البیضاء، ج 3، ص 371.
(12) نهج البلاغه، نامه 31.
(13) بحار الانوار، ج 71، ص 104.
(14) غرر الحکم، ص 236.
(15) نهج البلاغه، خطبه89.
