- مهارت سازماندهی
سازماندهي يكي از وظايف مديريت، و شامل فعاليت‌هايي براي طراحي ساختار سازماني، تعيين مسئوليت افراد و شرح وظايف آنها، طبقه‌بندي مشاغل، واگذاری اختيارات و … است.
این عمل معمولاً پس از برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد؛ یعنی برای سازمان دادن به کارها، لازم است ابتدا هدف و برنامه مشخص شده باشد.
- میزان آشنایی با تخصص و روحیه و توانایی کارکنان
از لازمه‌های کسب مهارت در سازماندهی، آشنایی با تخصص و روحیه و توانایی کارکنان است. کارکنان علاوه بر صداقت و درستی در کار، باید دارای تخصص لازم و حسن رفتار با مراجعان باشند. امام صادق (ع) وجود این سه ویژگی اساسی را ضروری می‌دانند:
«كُلُّ ذِي صِنَاعَةٍ مُضْطَرٌّ إِلَى ثَلَاثِ خِلَالٍ يَجْتَلِبُ بِهَا الْمَكْسَبَ وَ هُوَ أَنْ يَكُونَ حَاذِقاً بِعَمَلِهِ مُؤَدِّياً لِلْأَمَانَةِ فِيهِ مُسْتَمِيلًا لِمَنِ اسْتَعْمَلَه * هر صاحب حرفه و صنعتى ناچار بايد داراى سه ویژگی باشد تا بتواند به وسيله آن تحصيل درامد كند. اوّل آنكه در رشته علمى خويش مهارت داشته باشد. ديگر آنكه با درستكارى و امانت رفتار كند. سوم آنكه با ارباب رجوع حسن برخورد داشته باشد و نسبت به آنان ابراز تمايل کند». (1)
هر مدیری برای اینکه در کار خود موفق باشد و اهداف سازمان را با کامیابی پیش ببرد باید با تواناییها و تخصص افراد و کارکنان خود آشنایی پیدا کند. این شناخت برای ایجاد رابطه‌ای مفید و مؤثر با کارکنان نیز لازم است.
مدیر در نگاه امروزی به کارکنان خود به عنوان ابزار نمی‌نگرد، بلکه متوجه ابعاد وجودی و انسان بودن آنهاست. اکنون بدون در نظر گرفتن احساسات و روحیات کارکنان در محل کار و متناسب ساختن محیط کار و نوع فعالیت با روحیات آنان، موفقیت سازمانی به دست نخواهد آمد.
مدیران با در نظر گرفتن روحیه افراد و مهارت آنها و تناسب بین آن دو، باعث بهبود عملکرد و تقویت وجدان‌‌کاری کارکنان می‌شوند. مولای متقیان (ع) در نظر گرفتن روحیات و مهارت در کار را به ما نشان داده‌اند. حضرت در نامه خود خطاب به محمد‌بن‌ابی‌بکر فرمودند:
«لَوْ نَزَعْتُ مَا تَحْتَ يَدِكَ مِنْ سُلْطَانِكَ لَوَلَّيْتُكَ مَا هُوَ أَيْسَرُ عَلَيْكَ مَئُونَةً وَ أَعْجَبُ إِلَيْكَ وِلَايَة * اگر حکومت مصر را از تو ميگيرم، مديريت ديگري که هم آسانتر و هم از نظر روحي مناسبتر باشد به تو ميسپارم». (2)
با این نگرش، تعهّد و همکاری نیز در جمع کارکنان نمود بیشتری می‌یابد و به تبع آن سازمان به بهره‌وری می‌رسد.
از آنجا که مدیر موظف است برای افزایش سطح کیفی سازمان رضایت شغلی کارکنان را فراهم کند، باید علاوه بر توجه به ویژگیهای روحی و روانی نیروهای خود، ویژگیهای جسمی آنان را نیز مدنظر قرار دهد.
در جامعه کنونی، که بخشی از مشاغل را بانوان به خود اختصاص داده‌اند، احساسات، روحیات و وضعیت جسمی آنها باید بیشتر مورد توجه مدیران واقع شود؛ چنانچه حضرت علی (ع) در این‌باره فرموده‌اند:
«وَلَا تُمَلِّکَ الْمَرْأَةَ مِنْ أَمْرِهَا مَا جَاوَزَ نَفْسَهَا، فَإِنَّ الْمَرْأَةَ رَيْحَانَةٌ، وَلَيْسَتْ بقهرمانه * کارى که برتر از توانايى زن است به او وامگذار که زن، گل بهارى است نه پهلوانى سختکوش». (3)
مدیر باید استعدادهای کارکنان را چه از نظر روحی و چه از نظر جسمی بشناسد و در مسیر درست از آنها استفاده کند.
اگر مدیر می‌خواهد کارهایی را برای بهبود وضعیت کنونی و با نگاه به آینده، بهتر انجام دهد، باید در مشاغل مناسب، افرادی علاقه مند و دلسوز بگمارد. هر کاری که او به عنوان مدیر انجام می‌دهد در نهایت به افرادی که پیرامون مدیر هستند، بستگی خواهد داشت. بدون این عملکرد، موفقیت وی به عنوان مدیر به مقدار زیادی محدود خواهد شد.
به کارگیری افراد مناسب در مشاغل مناسب، اولین بخش در مرحلة به کارگیری نیروها است.
بخش دیگرِ بکار‌گیری آنان، همراه کردن کارکنان در سطوح مختلف با کار و مدیریتشان است. مدیر باید به سطحی فراتر از به کارگیری صِرف دستهای کارکنان برسد. او باید مغز، قلب و روح آنان را هم به کار بگیرد. اگر دلبستگی و تعلق در سازمان باشد، کارکنان همواره در کنار مدیر خواهند بود.
احساسات و روحیات هر فردی با کار او اثر مستقیم دارد. افرادی که رضایت شغلی دارند یعنی نسبت به کار خود احساس خوشایندی دارند و آن را با روحیات خود متناسب می‌دانند در کارشان نیز موفقند و سطح کیفی کار را بالا نگه می‌دارند. اگر افراد و کارکنان دریابند از جانب مدیر، احساسات و روحیات آنها مورد توجه قرار گرفته و کار و فعالیتشان با روحیات آنان همخوانی پیدا کرده است با علاقه‌مندی و حسن نیت به کار می‌پردازند.
مدیران موفق در جستجوی افراد با استعداد هستند. صرف نمودن زمان زیاد برای یافتن نیروی خوب، بهتر از انتخاب عجولانه و از دست دادن نیرو پس از زمانی کوتاه است. مدیر ماهر، ترجیح می‌دهد کارکنان خود را در مشاغلی به کار گمارد که مناسبشان است پیش از آن که در موقعیت شغلیشان تثبیت شوند؛ به کارمندان خود کمک می‌کند تا توانمندی‌هایشان را چند برابر کنند. مدیران ناموفق معمولاً تلاش بسیاری میکنند تا افرادی را برای کارهایی تربیت کنند که به طور طبیعی توان آن را ندارند و یا برای آن آمادگی ندارند؛ برای همین است که گماردن کارکنان در مشاغل مناسب بسیار مهم است.
افراد می‌توانند مهارت‌های جدید را یاد بگیرند و توانایی‌های موجودشان را ارتقا بخشند. این روش میتواند توانمندی‌های نهفته در آنان را بیدار کند طوری که به مرز اعجاز و گذشتن از استعدادهای معمول و طبیعی خود برسند.
مهارت و توانایی و تخصص افراد برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. بنابراین مدیر قابل باید بتواند متخصصان را بشناسد و از آنها در جهت درست استفاده کند. مهارت نداشتن همانا و خراب کردن همان! پیامبر‌اکرم (ص) فرمودند:
«مَنْ عَمِلَ عَلَى غَيْرِ عِلْمٍ كَانَ مَا يُفْسِدُ أَكْثَرَ مِمَّا يُصْلِح * هر كس بدون دانش (مهارت و تخصّص) به كارى دست زند، بيش از اينكه آن كار را درست انجام دهد، خراب مىكند». (4)
بسیاری از مدیران مقدار زیادی از وقت، انرژی و سرمایه مادی و معنوی سازمان را صرف درس پرواز دادن به افرادی میکنند که اصلاً نمی‌توانند پرواز کنند. مدیر باید توان پذیرش این واقعیت را داشته باشد که بعضی آدم‌ها خوب انجام دادن بعضی کارها را هیچ وقت یاد نمی‌گیرند؛ چرا که جرأت و تجربه کار را ندارند.
امیرالمؤمنین علی (ع) در خصوص انتخاب اهل تجربه فرمودند:
«و تَوَخَّ مِنْهُمْ أَهْلَ التَّجْرِبَة * کارگزاران را از اهل تجربه (تخصص) انتخاب کن». (5)
هر فردی برای شغل و موقعیتی خاص مناسب است. توانمندسازی میتواند ناهمواری‌های راه را هموار کند. پس مدیر باید هر گونه ضعفی را برطرف سازد که ممکن است فرد را عقب نگه دارد و یا مانع دست یابی او به فرصت‌های آینده شود. اگر فرد در جایگاه شغلی مناسبی باشد، همه این امور امکان پذیر میشود. کمک کردن به افراد برای چند برابر کردن توانمندی‌هایشان یکی از ثمربخش‌ترین وظایف مدیریت است. مدیر باید برای ورود افراد شایسته به گروه و به کارگیری مفید نیروهای قدیمی تلاش کند.
- میزان آشنایی با مشاغل و شرایط احراز شغل
پس از اینکه اصول و مبانی سیستم روشن شد، مدیر باید بر اساس آن، اهداف و فعالیت‌های اصلی را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد تا به شغل‌های مورد نیاز آگاهی یابد؛ همچنین باید استاندارد کار در شغل‌ها و پست‌ها رعایت گردد. (به طور مثال اگر بدانیم، استاندارد کار نقاش به طور متوسط در روز، نقاشی دو طرح است و ما در نظر داریم روزانه حدود چهار طرح نقاشی کنیم باید دو پست برای وظیفه نقاشی پیش‌بینی کنیم) با رعایت استاندارد پست‌ها میتوان به شماره پست‌های مورد نیاز دست یافت.
پس یکی از راه‌های کسب مهارت سازماندهی پس از شناخت روحیه، تخصص و توانمندی‌های کارکنان، آشنایی با مشاغل و شرایط احراز شغل است.
برای اینکه سازمانی به هدف‌های خود دست یابد، باید تمامی فعالیت‌ها و وظایف در آن سازمان، هماهنگ باشد. تجزيه و تحليل و شناخت فعالیت‌ها (آشنایی با مشاغل) که زیر نظر مدیریت منابع انسانی است به این هماهنگی کمک می‌کند. تجزیه و تحلیل شغل در واقع اساسی‌ترین ابزار مدیریت منابع انسانی است. تجزيه و تحليل شغل، یعنی بررسی ویژگیهای هر یک از مشاغل در سازمان و بدست آوردن اطلاعات کافی درباره آنها. به وسیله تجزیه و تحلیل شغل میتوان وظایف هر شغل را روشن، و واقعیت‌های مربوط به آن شغل را جمع‌آوری کرد.
تجزیه و تحلیل شغل در سه موقعیت انجام میشود:
- هنگامی که سازمان ایجاد میشود.
- هنگامی که مشاغل جدید، ایجاد و توسعه داده میشود.
- هنگامی که مشاغل، تغییرات قابل ملاحظه‌ای داشته باشد.
نتیجه اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل برای تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل مورد استفاده قرار می‌گیرد. در مدیریت منابع انسانی، دانش و مهارت‌های لازم برای درست انجام دادن و احراز شغل نیز مشخص میشود.
مدیران می‌توانند از روش تجزیه و تحلیل شغل، که وظایف و مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و توانایی‌های انسان در آن مشخص می شود به ارزش نسبی مشاغل پی ببرند و از آن در جهت پرداخت و تعیین حقوق و مزایا به طور متعادل و مناسب بهره گیرند.
بنابراین تجزیه و تحلیل شغل، شامل روشهایی است که به وسیله آن میتوان به وظایف و مسئولیت‌های شغل، شرایط کاری شغل و رابطه هر شغل با مشاغل دیگر پی‌برد.
بدون داشتن اطلاعات مربوط به توانایی‌های انسانی مورد نیاز در مشاغل، برنامه‌ریزی نیروی انسانی به طور صحیح صورت نمی‌گیرد. برای آنکه مدیریت منابع انسانی، وظایف خود را صحیح انجام دهد، باید اطلاعات دقیق و به روز از ویژگیهای مشاغل و توانایی‌های انسانی مورد نیاز برای هر یک از مشاغل را دارا باشد. پس میتوان گفت نتیجه تجزیه و تحلیل مشاغل، تدوین شرح شغل و شرح شرایط احراز مشاغل است.
- شرح شغل
در شرح شغل به طور خلاصه و کلی، دلیل شغل و روش انجام دادن، همچنین عنوان شغل، نمونه وظایف و مسئولیت‌ها و شرایط کاری برای شاغل بیان خواهد شد. با این توضیحات، هدف کلی و حدود وظایف و ماهیت آن مشخص میشود.
- شرح شرایط احراز
احراز در لغت به معنای فراهم کردن یا جمع کردن و جای دادن است.
در بیان شرایط احراز شغل، حداقل تواناییها و مهارت‌هایی شرح داده میشود که شاغل برای انجام دادن آن شغل نیاز دارد.
مهارت‌ها، تجربیات، تحصیلات، ویژگیهای روحی و روانی و دیگر تواناییها از جانب شاغل برای انجام دادن بهتر کار به صورت مکتوب بیان میشود.
در واقع شرح شغل و شرایط احراز همزمان صورت می‌گیرد و پس از اینکه تهیه و تدوین شد، باید مورد تأیید سرپرستان و مدیران قرار گیرد که با مشاغل ارتباط مستقیم دارند. همچنین برای احراز شغل میتوان از انواع آزمون‌های رغبت‌سنج شغلی نیز بهره برد.
در بررسی و شناسایی کارکنان موفق و غیر موفق در بررسی علل بروز حوادث، در بررسی میزان رضایت شغلی و امثال آنها اطلاعات موجود در شرح شغل و شرایط احراز مؤثر است؛ همچنین با تجزیه و تحلیل دقیق مشاغل و تعیین شرایط احراز آنها نیازهای آموزشی نیز مشخص میشود.
در گفتار قبل در مورد گماردن افراد لایق طبق توانمندی‌هایشان به صورت مفصل بحث شد. درایت هر مدیر پس از آگاهی نسبت به روحیات افراد و شناخت مشاغل و شرایط احراز آنها، گماردن افراد در پست مربوط به خود است.
تشخیص مدیران نسبت به ویژگی مشاغل مورد نیاز در سازمان خود و همچنین شرایط احراز این مشاغل، بیانگر قدرت سازماندهی ایشان است. شایسته است مدیران، این مسئولیت مهم را به بهترین گونه و با مطالعه و بررسی کامل انجام دهند. با کلام مولا علی (ع) نتیجه بحث را آذین می‌بندیم که فرمودند:
«كُنْ مَشْغُولًا بِمَا أَنْتَ عَنْهُ مسئول * به چيزى مشغول باش كه مسئول آنى و از تو سؤال می شود». (6)
- میزان توانایی تقسیم‌کار و توزیع مأموریت‌ها در بدنه سازمان
پس از شناسایی تعداد جایگاه‌های لازم باید آنها را در گروه‌های مناسب، دسته‌بندی، و برای هر قسمت مسئولی انتخاب، و حدود اختیارات او را مشخص کرد.
واگذاری اختیار یا همان تقسیم کار از لازمه‌های هر سازمانی است. این امر برای سبک شدن بار مسئولیت مدیر لازم است.
مدیر میتواند قسمتی از اختیارات خود را واگذار کند؛ نظارت و کنترل، اظهار نظر، تغییر و اصلاح دستورها را در اختیار داشته باشد و هر گاه بخواهد میتواند اختیارات واگذار شده را باز پس گیرد.
امام علی (ع)؛ اُسوه مدیریت و فرماندهی، پس از بازگشت از نبرد صفین توصیه‌هایی به فرزند گرانقدر خود امام حسن (ع) نموده و برای تقسیم کار و واگذاری اختیار به ایشان فرمودند:
«اجْعَلْ لِكُلِّ إِنْسَانٍ مِنْ خَدَمِكَ عَمَلًا تَأْخُذُهُ بِهِ فَإِنَّهُ أَحْرَى أَنْ لَا يَتَوَاكَلُوا فِي خِدْمَتِك * براى هر يك از زیردستان و کارکنان خود كارى تعيين كن تا (اگر آن را انجام نداد) او را نسبت به همان کار مؤاخذه و بازپرسی کنی؛ زیرا این روش سزاوارتر است تا اینکه کارهایت را به یکدیگر واگذارند». (7)
این سخن گرانقدر، حاوی چند مفهوم عمیق مدیریتی است. وقتی تقسیم کار و توزیع وظایف به خوبی صورت بگیرد، هیچ گونه تداخل کاری بین کارکنان به وجود نخواهد آمد و شیوه ارزیابی و تنبیه و پاداش به درستی نقش خود را ایفا می‌کند.
امیرالمؤمنین علی (ع) این نکات را به والیان خود نیز یادآور میشدند؛ چنانکه در نامه خود به مالک اشتر رهنمودهایی برای انتخاب و انتصاب مطرح کردهاند:
«بدان که مردمي که زير فرمان هستند چند دسته هستند که (کار) بعضي به سامان نميرسد مگر به بعضي ديگر و گروهي را از گروه ديگر بينيازي نيست پس بعضي از آن دستهها لشگرهاي خدا (که براي دفع دشمنان او آماده) هستند و برخي از آنها نويسندگان عمومي و خصوصي و بعضي از آنها قاضي‌هاي دادرس (که احکام را بين مردم از روي عدل اجرا کنند) و دستهاي از آنها کارگردانان (مأموران حکمراني) که با انصاف و مدارا رفتار کنند، و بعضي از آنها جزيهدهندگان اهل ذمه (کفاري که مالیات ميدهند تا مال و جان و ناموس آنان در پناه اسلام باشد) و خراج کنندگان مسلمان (که حقوق خدا را ميپردازند) و برخي از آنان تاجر و بازرگان و صنعتگر و دستهاي از آنها فروتنان که نيازمندان و بيچارگانند و براي هر يک از اين چند دسته، خداوند نصيب و بهره او را نام برده است و حد و اندازه واجب آن را در کتاب خود (قرآن کريم) يا در سنت پيغمبرش بیان و دستوري داده است که نزد ما محفوظ و نگهداري شده است (آن حدود و عهود در دسترس ما است). (8)
از این کلام نورانی نیز میتوان در جهت پیش برد اهداف سازمان بهره برد؛ چرا که هر سازمانی مانند جامعه‌ای کوچک است که واحدها و گروهها وسیله اصلاح و تکمیل دیگری هستند و بدون همکاری همدیگر، راه به جایی نخواهند برد. در هر جامعه برای کارها هیچ کس از دیگری بی نیاز نیست و افراد، مکمل یکدیگرند و بدون همکاری و هماهنگی همه گروهها جامعه اصلاح نخواهد شد.
بنابراین مدیر هر سازمان باید با درایت کامل در انتخاب مسئولان و تقسیم‌بندی کارهای سازمان دقت کند. هنگام تقسیم کار باید به ویژگیهای فردی افراد و توانایی‌های ایشان بسیار توجه نمود تا بین جایگاه‌ها و افراد گزینش شده تطابق لازم باشد.
در نامه حضرت (ع) به مالک اشتر رهنمودهای بسیاری در زمینه سازماندهی هست که مدیران با عمل به آنها راحت‌تر به مقصود می‌رسند.
طبق فرموده آن حضرت، مسئولیت‌های مهم و حساس، مانند پست‌هایی که با اطلاعات و اسناد سر و کار دارند باید به افرادی واگذار شود که دارای فضائل اخلاقی و امانتداری باشند:
«انْظُرْ فِي حَالِ كُتَّابِكَ فَوَلِّ عَلَى أُمُورِكَ خَيْرَهُمْ وَ اخْصُصْ رَسَائِلَكَ الَّتِي تُدْخِلُ فِيهَا مَكَايِدَكَ وَ أَسْرَارَكَ بِأَجْمَعِهِمْ لِوُجُودِ ]لِوُجُوهِ[ صَالِحِ الْأَخْلَاق * در حال نویسندگانت بنگر و بهترین ایشان را (از جهت راستی گفتار و درستی کردار) به کار بگمار، و نامه هایت که در آنها تدبیرها و رازها (برای دفع دشمن و حکومتداری) بیان میکنی، تخصیص ده به کسی که در همه خوهای پسندیده (دینداری، امانت، خیرخواهی، پاکدامنی و مانند آنها) از نویسندگان دیگر جامع‌تر باشد».
حضرت (ع) برای انتخاب سرپرست و مسئول به مالک سفارش می‌کند کسی را برای پست ریاست و سرپرستی برگزیند که مقهور کارهای بزرگ نشود و در تنوّع کاری، دچار تشتّت و پریشانی نگردد:
«اجْعَلْ لِرَأْسِ كُلِّ أَمْرٍ مِنْ أُمُورِكَ رَأْساً مِنْهُمْ لَا يَقْهَرُهُ كَبِيرُهَا وَ لَا يَتَشَتَّتُ عَلَيْهِ كَثِيرُهَا * برای هر کاری از کارهایت، رئیسی قرار ده که بزرگی کارها او را مغلوب و ناتوان نکند و بسیاری آنها او را پریشان نسازد». (9)
سران و فرماندهان سپاه نیز از نظر امام علی (ع) باید از ویژگی مواسات و همدلی برخوردار باشند:
«وَلْیَکُنْ آثَرُ رُؤوسِ جُندِکَ عِنْدَکَ مَن واساهُم فی مَعُونَتهِ وَ أَفْضَلَ عَلَیْهِمْ مِن جِدَتهِ * باید برگزیده‌ترین سران سپاهت کسی باشد که با لشگر در همراهی (مال و دارایی) مواسات کند. و از توانایی خویش به آنها احسان کند».
حضرت به مالک توصیه میکنند برای انتخاب سربازان نیز ویژگیهای خاصی را در نظر بگیرد:
«پس(برای کارها) از سپاهیانت برگمار کسی را که برای (به دست آوردن رضا و خشنودی) خدا و رسول او و برای (پیروی از) امام و پیشوایت پند پذیرندهتر و پاکدلتر (راست گفتار و درست کردار) و خردمندتر و بردبارترین آنان باشد؛ از کسانی که دیر به خشم آیند و زود عذر (گناهکار) پذیرند و به زیردستان مهربان بوده، و بر زورمندان سختگیری و گردن فرازی کند و از آنان که درشتی او را از جا نکَند (که بر اثر آن ستم روا دارد) و نرمی او را (در کار) بازندارد».
برای انتخاب و انتصاب درست نیروها میتوان، توجه به سابقه فرد در مسئولیت‌های پیشین و خدماتی را که برای مدیران صالح قبل انجام داده است، یک میزان برای ارزیابی قرار داد؛ طبق سخنی که امام (ع) به مالک فرمودند:
«وَ لَكِنِ اخْتَبِرْهُمْ بِمَا وُلُّوا لِلصَّالِحِينَ قَبْلَك * لکن آنها را با کیفیت همکاری شان با زمامداران شایسته قبل از خود، مورد آزمایش و سنجش قرار ده».
همچنین افرادی که مورد انتخاب قرار داده می‌شوند باید دارای بهترین وجهه و نیکوترین سابقه، در امانتداری باشند:
«فَاعْمِدْ لِأَحْسَنِهِمْ كَانَ فِي الْعَامَّةِ أَثَراً وَ أَعْرَفِهِمْ بِالْأَمَانَةِ وَجْهاً * به کسانی از آنان اعتماد کن که نزد مردم، دارای بهترین وجهه و سابقه، و شناخته شده ترین آنها به امانت داری باشند».
حضرت در تقسیم کار برای اصناف گوناگون، ویژگیهای گوناگونی را برشمرده است. ایشان برای قاضیان، چند ویژگی را عنوان فرمودند که برخی از آنها ذیلاً آمده است:
«اخْتَرْ لِلْحُكْمِ بَيْنَ النَّاسِ أَفْضَلَ رَعِيَّتِكَ فِي نَفْسِكَ مِمَّنْ لَا تَضِيقُ بِهِ الْأُمُورُ وَ لَا تُمَحِّكُهُ الْخُصُومُ *
برای قضاوت و داوری بین مردم بهترین فرد را اختیار کن؛ کسی که کارها به او سخت نیاید و نزاع کنندگان در ستیزه و لجاج رأی خود را بر او تحمیل نکنند».
برای موفقیت در کار سازمان و تقسیم کارها میتوان از الگوهای برتری الهام گرفت که مدیریت عظیمی بر جامعه داشته‌اند. بهترین الگویی که میتوان معرفی کرد پیامبرگرامی اسلام (ص) است. ایشان با توجه به مسئولیت سنگین و همه گرفتاری‌ها و مشکلاتی که در مسیر رسالت و نبوت داشتند به همه ابعاد و مسئولیت‌ها اعم از فردی و اجتماعی، سیاسی، نظامی، اخلاقی، عبادی، اقتصادی و … با برنامه‌ریزی دقیق رسیدگی می‌کردند.
در یکی از جنگ‌های معروف زمان پیامبر (ص)، جنگ خندق یا احزاب، آن حضرت به دلیل افزایش قدرت دفاعی و جلوگیری از هجوم کافران در یک جلسه مشورتی، تصمیم می‌گیرد که اطراف مدینه را خندق حفر کنند.
نکته قابل توجه اینجاست که پیامبر برای سرعت بخشیدن کار و شناسایی مرزهای مسئولیت، کار حفر خندق را بین افراد تقسیم فرمودند و خود نیز همانند دیگران سهمی را برداشتند.
در قوم بنی‌اسرائیل نیز (در زمان حضرت موسی) تقسیم‌بندی وظایف و گروهها صورت گرفته بود؛ چنانکه قرآن کریم به آن اشاره فرموده است.
«وَ قَطَّعناهُمُ اثنَتَی عَشرَةَ أسباطاً أُمَما * ما قوم موسی را به دوازده تیره تقسیم کردیم و هر تیره ای برای خود امتی بود و رهبری داشت. سوره اعراف آیه 160».
این کار به گفته مرحوم طبرسی، در تفسیر مجمع‌البیان به دلیل کاهش بار وظایف حضرت موسی بود تا هر تیره و طایفه‌ای برای رفع مشکلات خود به مدیر و رهبر خود مراجعه کند. تقسیم‌کار باید بر اساس اصول و به درستی انجام پذیرد.
در عالم هستی نیز خداوند متعال ملائکه را تقسیم‌کننده امور قرار داده است:
«فَالْمُقَسِّماتِ أَمْراً * و قسم به تقسيمكنندگان كارها! سوره ذاریات آیه 4».
دو ویژگی که باید در تقسیم‌کار در نظر گرفته شود، تعهد و تخصص است.
اگر فردی تعهد کافی و اعتقاد و پایبندی داشته باشد ولی فاقد تخصص و آگاهی لازم بود، نمی‌تواند کار را درست انجام دهد و اگر فردی متخصص ولی فاقد تعهد باشد، کار را با دلسوزی و علاقه‌مندی انجام نمی‌دهد.
در قرآن کریم نیز به این نکته اشاره گردیده است:
«إِنَّ خَیرَ مَنِ استَأجَرتَ القَویُّ الأمینُ * چرا که بهترين کسي را که استخدام ميتواني کني آن کس است که قوي و امين باشد. سوره قصص آیه 26».
تفسیر نمونه در تشریح این آیه می‌نویسد: بدیهی است که منظور از قدرت، تنها قدرت جسمانی نیست، بلکه مراد، قوت بر انجام مسئولیت است. پس در سپردن مسئولیت‌ها تنها داشتن تخصص کافی نیست و همچنین تنها امانتداری و پاکی ملاک نیست؛ زیرا هر دو به تنهایی و جدای از هم به سازمان و جامعه ضربه خواهد زد. لذا باید همزمان و با هم باشند. تعهد همراه با تخصص. اگر کشوری را بخواهیم تخریب کنیم، باید کارها را به دست یکی از این دو گروه بسپاریم: مدیران خائن و پاکان غیر مدیر و نتیجه هر دو یکی است.
علاوه بر تعهد و تخصص، فرد باید توانایی لازم را برای کار مورد نظر داشته باشد. از ابن عباس نقل شده است که پیامبر خدا (ص) فرمودند:
«مَنِ اسْتَعْمَلَ غُلَاماً فِي عِصَابَةٍ فِيهَا مَنْ هُوَ أَرْضَى لِلَّهِ مِنْهُ فَقَدْ خَانَ اللَّه * کسی که جوانی را به حکومت جمعی بگمارد در حالی که فردی بین آن جمع هست که بیشتر مورد رضای خداست، به خداوند خیانت کرده است». (10)
برخی از مدیران ضعیف، افراد بی‌کفایت را در منصب‌ها و مسئولیت‌ها منصوب میکنند. امام علی (ع) فرمودند:
«مَنِ اِستَعانَ بِالضَّعیفِ أبانَ عَن ضَعفِهِ * کسی که از افراد ضعیف کمک بخواهد، ضعف خود را آشکار کرده است». (11)
علاقه و انگیزه نیز نباید در تقسیم‌کار نادیده گرفته شود.
تقسیم‌کار باید بر پایه عدالت و معیارهای درست صورت گیرد نه بر این اساس که هر کس کار بیشتری انجام دهد، کارهای بیشتری به او واگذار شود!
تقسیم کار نباید اتفاقی یا بر اساس رابطه باشد که همه بر خلاف عدالت است. پس ضابطه‌مندی یکی دیگر از اصول تقسیم کار است.
- میزان شناخت منابع و چگونگی به کارگیری مناسب آن
شناخت سرمایه و منابعِ در اختیار و چگونگی به کارگیری آن در زندگی و کار از اهمیت بسیاری برخوردار است. فردی که در تدبیر کارها، سرمایه‌ها را درست نشناسد و یا درست به کار نگیرد، سایر حلقه های مدیریتی مانند برنامه‌ریزی، رهبری، کنترل و … را دچار اختلال می کند.
همان‌طور که در بخش تخصیص منابع در برنامه‌ریزی بیان خواهد شد به طور کلی منابع در هر سازمان شامل چهار بخش است:
منابع انسانی
منابع مالی
منابع فیزیکی
منابع فنی (فناوری).
در تقسیم‌بندی دیگری منابع را سه گروه برشمرده‌اند:
1- منابع مادّی مانند سرمایه، حقوق و دستمزد و…
۲- منابع غیر مادّی مانند اطلاعات، قوانین، روش‌های اجرای کار و…
۳- منابع ارزشی مانند هنجارها، فرهنگ، ارزش‌ها، بایدها و…
لزوم توجه به منابع مادی و طبیعی و استفاده برای رفع نیاز و اینکه این منابع بایستی در اختیار انسان‌ها قرار گیرد در حدیثی از امام صادق (ع) نمودار است:
«اى مفضّل! درباره اين معادن و گوهرهاى گوناگونى كه از آنها استخراج مىشود بينديش همچون گچ و آهك و سنگ گچ و انواع زرنيخ و سنگهای تزئینی و قلع (لحيم) و سيماب و مس و سرب و نقره و طلا و زبرجد و ياقوت و زمرّد و انواع سنگها و همچون قير و موميا و گوگرد و نفت و جز اينها كه از زمين به دست مىآيد و مردمان آنها را در نيازمنديهاى خود به مصرف مىرسانند. اكنون آيا بر هيچ باخردى مىتواند پوشيده بماند كه همه اينها ذخايرى است مخصوص آدمى كه بايد از زمين بيرون آورد تا هنگام نياز مورد استفاده قرار دهد؟». (12)
به هرحال شناخت عوامل مادی که میتواند جامعه‌های کوچک و بزرگ را در رسیدن به اهداف یاری رساند، بسیار لازم و ثمربخش است.
گاهی برای استفاده بهینه از منابع گوناگون در سازمان برای هر منبع، یک مدیریت خاص (مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی) تعریف میشود.
آنچه تا چندي پيش، بیشترین توجه سازمان‌ها را به خود جلب كرده بود، كسب و بهينه‌سازي دارايي‌هاي ملموس مانند ماشين آلات و تجهيزات بود؛ اما امروزه سازمان‌ها دريافته‌اند كه دارايي‌هاي ناملموس مانند سرمايه فكري، تجربيات، دانش سازماني و اطلاعات، موجب موفقيت و بقاي آنها مي‌شود.
امروزه سازمان‌ها به اين نتيجه رسيده‌اند كه بايد به آنچه مي‌دانند (سرمايه فكري) بيش از آنچه دارند (سرمايه مادي) اهميت بدهند.
با شناسايي و طبقه‌بندي منابع سازمان میتوان در تخصیص آنها با درایت و اولویت‌بندی تصمیم گرفت.
- منابع انسانی
پیش از این از انسان‌ها به عنوان نیروی انسانی یاد می‌شد، اما در رویکرد جدید عنوان منابع انسانی جایگزین شده است.
در نظر اندیشمندان علم مدیریت، منابع انسانی، حیات هر سازمان و سرمایه اصلی آن، و بالندگی هر سازمان، وام‌دار منابع انسانی آن است. مدیران باید بدانند که برخورد ناصحیح با این سرمایه، آسیب‌های جبران‌ناپذیری به سازمان وارد خواهد کرد.
با توجه به نیاز هر سازمان باید نظام مخصوصی برای جستجوی منابع انسانی، جذب، گزینش و آموزش نیروهای متخصص پیش‌بینی شود. مدیریت منابع انسانی برای این منظور به جذب و استخدام، آموزش و بهسازی، به کارگیری و انتصاب و نگهداشت منابع انسانی در جهت تحقق اهداف سازمان می‌پردازد و می‌کوشد با ابداع و تهیه برنامه‌ها، سیاست‌ها و فعالیت‌های کارامد، نیازها، آرمان‌ها و هدف‌های فردی و سازمانی را براورده سازد. در واقع، اهمیت اداره کارگزینی امروزه مشخص شده است.
تحقیقات نشان می‌دهد که میان عملکرد اقتصادی شرکت‌ها و قدرت اداره منابع انسانی آنها رابطه بسیار محکمی هست. مدیران آگاهی که در سازمان‌ها به تولید دانایی می‌اندیشند همه باور دارند که انسان، محور توسعه، و نیروهای کارامد از تمام سرمایه‌های سازمان والاتر است؛ لذا آنان را حفظ میکنند و از دست نمی‌دهند.
امام علی (ع) فرمودند:
مَنْ حَسُنَتْ كِفَايَتُهُ أَحَبَّهُ سُلْطَانُهُ * هرکس کارامد باشد ، فرمانروايش او را دوست خواهد داشت». (13)
- منابع مالی
مدیریت مالی می‌کوشد از طریق استفاده ماهرانه از منابع مالی موجود، کارایی سازمانی را افزایش دهد.
در این راستا میتوان اموال مرده و یا به اصطلاح امام صادق (ع) صامت را بیدار و زنده نمود و به کار گرفت:
«مَا يُخَلِّفُ الرَّجُلُ بَعْدَهُ شَيْئاً أَشَدَّ عَلَيْهِ مِنَ الْمَالِ الصَّامِتِ قَالَ قُلْتُ لَهُ كَيْفَ يَصْنَعُ قَالَ يَضَعُهُ فِي الْحَائِطِ وَ الْبُسْتَانِ وَ الدَّار * آدمى پس از خود چيزى بر جاى نمىگذارد كه براى او سختتر از مال صامت (بيكار) باشد. (راوى حديث) مىگويد: پرسيدم يعنى چگونه مالى؟ فرمود مالى كه درون ديوار و باغ و خانه پنهان مىكند (و به كسى نمىدهد و به كارى نمىزند)». (14)
- منابع فیزیکی
منابع فیزیکی شامل هر ماده باارزشی در سازمان است که شامل ظرفیت مولّد، مواد اولیه، ماشین آلات، تأسیسات و … است. مدیریت مواد و مصالح، روش‌ها و فنونی را به وجود می‌آورد که استفاده و پردازش مواد اصلی و اساسی را بهینه‌سازی کند.
- منابع فنی
در عصر ارتباطات و فناوري اطلاعات، دانش عامل اساسی و منبع حياتي سازمان‌ها در عرصه رقابت براي دست‌يابي به مزيت رقابتي پايدار به شمار میرود. همزمان با تبدیل شدن اقتصاد مبتني بر صنعت به اقتصاد مبتني بر دانش، سازمان‌ها نيز در فرایند کسب و کار بر دانش و فناوری بیشتر تکیه کردهاند.
مديريت دانش به عنوان ساز و کاري نظام‌مند و سازماندهي شده میتواند سازمان‌ها را نسبت به استفاده بهينه از منابع دانش رهنمون باشد.
در هر سازمان خلّاق، مشكل كمبود منابع چندان حاد به نظر نمی‌آید؛ چرا که با اولويت‌بندی فعالیت‌ها و طرح‌ها میتوان از منابع اندک نهایت استفاده را به عمل آورد.
—————–
(1) تحف العقول، ص 233.
(2) نهج البلاغه، نامه 34.
(3) همان، نامه 31.
(4) مشکاه الانوار، ص 134.
(5) نهج البلاغه، نامه 53.
(6) الحیاه، ج 1، ص 553.
(7) نهج البلاغه، نامه 31.
(8) همان، نامه 53.
(9) همان.
(10) بحار الانوار، ج 23، ص 75.
(11) غرر الحکم، ج 2، ص 180.
(12) مستدرک الوسائل، ج 13، ص 186.
(13) تصنیف غرر الحکم، ص 478.
(14) الحیاه، ج 4، ص 493.
