- مهارت برنامه‌ریزی
صاحب‌نظران در مورد وظایف مدیریت، نظریات مختلفی را ابراز کردهاند؛ اما وظایفی که تقریباً همه اندیشمندان علم مدیریت با آن موافق هستند، عبارت است از:
برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری، نظارت.
در این گفتار در مورد برنامه‌ریزی به عنوان اولین وظیفه مدیران و البته به عنوان یک مهارت بحث میشود.
برای دست یافتن به هر هدفی، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به کار، تلاش ذهنی یا برنامه‌ریزی صورت گیرد. این تلاش ذهنی شالوده مدیریت را تشکیل میدهد.
برنامه‌ریزی شامل تعریف اهداف سازمانی، تدوین و تنظیم استراتژی کلی برای دستیابی به اهداف، تغییر و توسعه سلسله مراتب جامعی از طرح‌ها و برنامهها برای ایجاد انسجام و هماهنگی بین فعالیت‌ها در جهت تحقق اهداف است.
در دانش مدیریت، میتوان گفت برنامه‌ریزی، تنظیم اهداف، گسترش استراتژی‌ها، و تعیین طرح کلی وظایف برای تحقق اهداف است. البته منظور از برنامه‌ریزی، تصميم‌گيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامهريزي، مجموعه‌اي از تصميمات هماهنگ گرفته میشود.
در تعریف کلی میتوان گفت برنامه‌ریزی شامل تعیین هدف‌ها و مقاصد سازمان و تهیه نقشه و برنامه کار است. برنامهها نشان میدهد که هدف‌ها چگونه باید تحقّق یابد.
برنامه‌ریزی در فعالیت‌های روزمره از اهمیت بسیاری برخوردار است. این مهم در کارهای بزرگ مدیریتی و رهبری از ضروریات اجتناب‌ناپذیر است. حضرت علی (ع) در مورد اهمیت برنامه‌ریزی در مدیریت انسانی میفرمایند:
«أَمَارَاتُ الدُّوَلِ إِنْشَاءُ الْحِيَل * بقای مناصب و دولت‌ها به برنامه‌ریزی وچاره اندیشی در کارها مربوط است». (1)
- میزان آشنایی با علم و دانش برنامه‌ریزی
برنامهها، مجموعه‌ای از اهداف، سیاست‌ها و روش‌های مناسب برای اجرای عملی مشخص است که خروجی فرایند برنامه‌ریزی است.
گام اول در برنامه‌ریزی، بررسی هدف و مقصود فرد یا گروه از عملی خاص است؛ به این معنا که عمل مورد نظر چرا و به چه منظوری باید صورت گیرد.
در گام دوم راه‌های رسیدن به اهداف مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
گام سوم تهیه فهرستی از فعالیت‌های لازم برای رسیدن به اهداف مشخص است. در این مرحله وظایفی بررسی میگردد که باید محول شود.
در گام نهایی باید منابع و امکانات سنجده، و طبق آن برنامه طراحی گردد.
مدیران باید در برنامه‌ریزی به طبقه‌بندي و اولويت‌بنديِ منابع محدود بپردازند و بهترين و كارامدترين روش استفاده از منابع را انتخاب کنند.
تخصیص منابع یکی از فعالیت‌های اصلی برنامه‌ریز است که اجرای برنامهها را امکان پذیر می‌سازد. تخصیص منابع باید با اولویت‌های تعیین شده و هدف‌های مورد تصویب سازگار باشد. هر سازمانی دست کم چهار نوع منبع دارد که برای تأمین هدف‌های مورد نظر باید تخصیص یابند: منابع مالی، منابع فیزیکی، منابع انسانی و منابع فنی (فناوری).
ناگفته نماند که در هر برنامه‌ریزی باید محدوده زمانی، معین باشد. جمله‌ای معروف است که می‌گوید: کار خوب ولی به موقع از کار عالی ولی دیرهنگام بهتر است. برای استفاده بهینه از زمان، تعیین اولویت‌ها، روشی مفید است.
از آنجا که فرایند برنامه‌ریزی، اهداف و مقاصد را برای کسب موفقیت شناسایی میکند، احتمال رسیدن به هدف و متمرکز شدن بر راه‌های دستیابی به اهداف را افزایش میدهد و از هدر دادن انرژی در راه‌های غیر مرتبط و منحرف شدن در مسیر فعالیت جلوگیری میکند.
نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که انتخاب روش‌ها در برنامه‌ریزی، خلاقانه باشد؛ یعنی برنامه‌ریز باید تعداد راه‌های ممکن برای رسیدن به اهداف را شناسایی کند و به یک یا چند راه معمول بسنده نکند.
چون گاهی بین مسیر انتخاب شده درمییابید که این انتخاب، کارایی لازم را ندارد و به راهی دیگر نیاز است. در پیش گرفتن بهترین شیوه برای رسیدن به نتیجه مطلوب گامی پراهمیت در برنامه‌ریزی است.
امام صادق (ع) در اهمیت شناخت راه‌های هر کار میفرمایند:
«قِفْ عِنْدَ كُلِّ أَمْرٍ حَتَّى تَعْرِفَ مَدْخَلَهُ مِنْ مَخْرَجِهِ قَبْلَ أَنْ تَقَعَ فِيهِ فَتَنْدَم * در آغاز هر كارى توقف كن؛ جهاتش را بسنج؛ راه ورودش را از خروجش بشناس پيش از آنكه ناآگاهانه در آن قدم بگذارى و به پشیمانی دچار شوى». (2)
در هر برنامه‌ریزی موفق، فهرستی که از فعالیت‌ها تهیه میشود، انعطاف لازم را دارد؛ یعنی با تغییرات جزئی، اصول آن به هم نمی‌ریزد و همیشه جایی برای نوسانات پیش بینی میشود.
اگر برنامهای انعطاف و تغییرپذیری لازم را نداشته باشد در صورت اجرا نشدن بخش کوچکی از آن هم برای مدیر فشار ذهنی در پی دارد و احساس شکست را منتقل میکند.
امام علي (ع) درباره دقت و ظرافت در برنامه‌ریزی میفرمایند:
«التَّلَطُّفُ فِي الْحِيلَةِ أَجْدَى مِنَ الْوَسِيلَة * ظرافت و دقت در برنامه ریزی و چاره جویی از امکانات بهتر است». (3)
مدیری که توان چاره‌اندیشی مشکلات را دارد، سختی‌ها و مشکلات را پیش‌بینی میکند، اما افرادی که اشکالات را پیش‌بینی نکرده و برای آن راه حل هم نیافته‌اند در مشکلات غوطه‌ور می‌شوند؛ همانگونه که امام علی (ع) میفرمایند:
«مَنْ قَعَدَ عَنْ حِيلَتِهِ أَقَامَتْهُ الشَّدَائِد * هر كه از چارهسازى كار خويش فرو نشيند، سختيها و شدايد او را سر پا خواهند كرد». (4)
برنامه‌ریزان باید آگاه باشند که هنگام برنامه‌ریزی بین نیازها (خواسته ها) و منابعِ در دسترس، تعادل مطلوب باشد.
اگر مدیر، آگاهی لازم از منابع و امکانات داشته باشد و با تدبیر، تخصیص منابع کند، باعث ذخیره‌سازی زمان و استفاده بهتر از امکانات میشود.
برخی از مدیران، مشکلات را از کمبود امکانات، و خود را از ضعف، مبّرا میدانند.
مدیرانی که توان برنامه‌ریزی دارند، در موارد بسیاری با امکانات ناچیز کارهای بزرگی انجام می‌دهند و به استقبال کارهای بزرگ می‌روند ولی مدیر بی‌برنامه امکانات را در مسیر غلط به کار می‌گیرد و در جهت تحقق اهداف سازمانی هیچ حرکت مثبتی انجام نخواهد داد.
امام علي (ع) در باره برنامه‌ریزی و استقبال نمودن از کارها میفرمایند:
«مَنِ اسْتَقْبَلَ الْأُمُورَ أَبْصَر، مَنِ اسْتَدْبَرَ الْاُمُورَ تَحَيَّر * هر که از پيش به استقبال کارها رود، بينا شود و هر که به آنها پشت کند (و ناآماده با آنها روبرو گردد) سرگردان است». (5)
برنامه‌ریزی می‌تواند در مرحله اجرای برنامهها نیز نقش هدایت‌کنندگی و نظارت داشته باشد؛ به این معنا که میتوان ترتیب زنجیره‌ای برنامهها و فعالیت‌ها را مرحله به مرحله با برنامه از قبل تعیین شده تطبیق داد.
یکی از بهرههای برنامه‌ریزی ایمن شدن از پشیمانی بعد از عمل است؛ چون برنامه‌ریزی موجب میشود که مدیر با دید باز وارد کار شود و هدفی مشخص را دنبال کند؛ پس کار را با طرح و برنامه دقیق آغاز میکند؛ دغدغه شکست ندارد و از کار پشیمان نمی‌شود.
پيامبر (ص) به ابن مسعود فرمودند:
«هنگامى كه به انجام دادن كارى مىپردازى با دانش و خرد به كار برخيز و از آن بپرهيز كه ناسنجيده و بدون اطلاع به كارى دست زنى كه خداوند جليل مىفرمايد همانند آن زن نباشيد که پشمهاي تابيدهي خود را پس از استحکام واميتابيد!». (6)
امیرالمؤمنین علی (ع) در این‌باره میفرمایند:
«التَّدْبِيرُ قَبْلَ الْعَمَلِ يُؤْمِنُكَ مِنَ النَّدَم * تدبير كردن پيش از عمل، مانع پشيمانى است». (7)
- میزان توانایی هدفگذاری و تنظیم برنامه‌های دراز مدت، میان مدت و کوتاه مدت
در شاخص قبل گفته شد که اولین گام در برنامه‌ریزی، شناسایی اهداف است.
هدف‌ها، عامل ایجاد انگیزه برای تلاش و کوشش است. تعریف و تعیین اهدافی مشخص برای مجموعه موجب میشود که مدیران و فرماندهان، مبنای مشخصی برای تصمیم‌گیری‌های خود داشته باشند که از آن به عنوان استراتژی یاد میشود. استراتژي يعني شناخت آينده و برنامهريزي براي آن با توجه به موقعیت و رويدادهايي که ممکن است پیش آید.
امروزه برنامه‌ریزی با توجه به تغییرات شدید در عوامل محیطی مانند جریانات سیاسی، اقتصاد، فناوری، قوانین دولتی، فرهنگ عمومی و … ماهیت استراتژیک دارد یعنی با توجه به وضعیت جامعه، رقابت میان احزاب و سازمان‌ها، محدودیت منابع، تهدیدات خارجی و داخلی؛ بسنده کردن به برنامه‌ریزی سنتی (هدف، طرح، اجرا) کفایت نمی‌کند. در برنامه‌ریزی استراتژیک به عوامل سیاسی، اقتصادی و محیطی و تغییرات آن توجه، و با توجه به آن سایر برنامهها و طرح‌های سازمانی توسعه داده میشود.
در واقع در برنامه‌ریزی استراتژیک پس از تعیین رسالت‌ها و مأموریت‌های اساسی سازمان به بررسی تهدیدها و فرصت‌ها، توانایی‌ها و ضعف‌های سازمانی پرداخته میشود و با توجه به نتایج آن، طرح‌ها، استراتژی‌ها و خط مشی‌هایی که بتواند سازمان را در دستیابی به اهداف بلند مدت یاری کند.
امام علی (ع) در بیان ارزش نگاه عمیق کردن به آینده و برنامه‌ریزی برای آن میفرمایند:
«الْمُؤْمِنُونَ هُمُ الَّذِينَ عَرَفُوا مَا أَمَامَهُم * مؤمنان آن کسانی هستند که آنچه را در پيش دارند، بشناسند». (8)
یکی از مهم‌ترین عوامل در کسب موفقیت مدیران، تدوین و مشخص کردن دقیق اهداف بر اساس زمانبندی است. وقتي هدف‌ها مشخص مي‌شود، موانع کنار مي‌رود؛ فرصت‌ها از راه مي‌رسد و منابع مورد نياز خود را نشان میدهد. مدیران موفق، مدیرانی هستند که میتوانند واضح و روشن، تعریف دقیقی از اهداف سازمانیِ خود بیان کنند.
هدف، تعیین کننده مسیر حرکت و جهت اصلی سازمان، روشن کننده مسیر تلاش‌های افراد و کارکنان سازمان و عنصر اصلی برنامه‌ریزی است که برنامهها برای دستیابی به آن، طراحی و اجرا میشود.
سازمان‌ها برای منظورهای متفاوتی به وجود آمدهاند. بنابراین اهداف خاصی دارند. تلاش مدیران، اعم از برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، سازماندهی و کنترل و… همگی به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده است.
اهداف سازمانی، بیان‌کننده منظور برنامه‌ریزی در طرح‌ها و برنامهها است. اهداف سازمانی در چارچوب فرایند برنامه‌ریزی تدوین میشود و اندیشههای مبهم را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل میکند.
بدون اهداف، رفتارها و فعالیت‌ها، سازمان دچار سردرگمی خواهد شد؛ به همین منظور حضرت علی (ع) اهداف و برنامه های هر یک از فرمانداران را تعیین و به آنها ابلاغ می‌فرمودند. آن امام همام همواره اهداف و وظایف اصلی کارگزارانش را به صورت روشن و دقیق تبیین، و معمولا آنها را مکتوب می‌نمودند و به صورت نامه‌ای در اختیار مدیران مناطق و یا فرماندهان لشکر خود قرار می‌دادند.
در منابع روایی و متون تاریخی، موارد بسیاری از این نامه‌ها ذکر شده است. در کتاب شریف نهج‌البلاغه نیز چند مورد از این نامه‌ها هست که کامل‌ترین و جامع‌ترین آنها، نامه‌ای است که حضرت، خطاب به مالک اشتر نخعی، نوشتهاند زمانی که تصمیم گرفتند او را به عنوان استاندار مصر منصوب کنند.
آن حضرت در این‌نامه مفصل – که به عهد‌نامه مالک اشتر معروف است – اهداف اصلی و انتظارات اساسی خود را از مالک، روشن و مشخص، و به صورت مشروح و جامع، وظایف و اختیارات او را ذکر کردهاند.
ایشان در بخش اول این نامه، اهداف کلی و وظایف اصلی را مطرح میکنند و میفرمایند:
«هذا ما أَمَرَ بِهِ عَبْدُ اللَّهِ عَلىٌّ أَمِيرُالْمُؤْمِنِينَ مالِکَ بْنَ اْلحارِثِ الْأَشْتَرَ فِى عَهْدِهِ إِلَيْهِ، حِينَ وَلَّاهُ مِصْرَ: جِبوةَ خَراجِها، وَ جِهادَ عَدُوِّها، وَ اسْتِصْلاحَ اَهْلِها، وَ عِمارَةَ بِلادِها… * اين، دستوري است که بنده خدا علي اميرالمؤمنين به مالک ابن حارث اشتر در پيمان خود با او داد، هنگامي که او را والي مصر گردانيد تا خراج آنجا را گرد آورد و با دشمن بجنگد و به اصلاح حال مردم بپردازد و شهرهاي آنجا را آباد سازد». (9)
امام در این قسمت از نامه، مبنای اصلی انتصاب و اعزام مالک اشتر به مصر را گرفتن مالیات، جنگ با دشمنان، ساماندهی کار مردم و آباد ساختن شهرهای آن منطقه اعلام کرده، و در ادامه نامه، وظایف مالک اشتر و روش‌ها و دستور‌العمل‌های لازم را برای دستیابی به آنها توضیح داده‌اند.
باید توجه کرد، هدفی که انتخاب میشود باید دارای چند ویژگی باشد:
– هدف باید واضح باشد. مدیران و نیروها آشکارا مقصد را بدانند که چه مي‌خواهند. اهداف مبهم، دست‌يافتني نيست؛ پس هدف بايد به گونهای بيان شود که واضح و دقيق باشد.
– هدف بايد قابل‌سنجش باشد؛ يعني مدیر و فرمانده بتواند اندازه نزدیکی سازمان به هدف را بسنجد.
– هدف بايد دست‌يافتني باشد؛ چون اگر غيرممکن باشد، خيلي زود مدیران و نیروها دلسرد مي‌شوند و هدف را کنار مي‌گذارند.
– هدف باید بر زمان مبتنی باشد. لازم است مدیران براي رسيدن به اهداف جدول زماني داشته باشند و سقف زمانی براي آن در نظر بگيرند؛ در غیر این صورت هرگز به روزِ پايان نخواهند رسید.
– هدف بايد واقع‌بينانه، و تحقق آن در سازمان، ممکن و نتیجهای در پي داشته باشد.
فرایند هدفگذاری و اجرای آن نیازمند شناسایی نیازمندی‌ها، توانمندی‌ها، فرصت‌ها و تهدیدهاست.
امام علی (ع) فرمودند:
«لَاتَعْزِمْ عَلَى مَا لَمْ تَسْتَبِنِ الرُّشْدَ فِيه * بر آنچه رشد را در آن نمی‌دانی، عزم مكن». (10)
بازخواني و ويرايش فهرست اهداف باعث میشود مدیران به فهرست مطلوبی از عملکرد گذشته و چشم‌انداز آینده دست یابند و از عملکرد گذشته برای آینده برنامهای تنظیم کنند.
مولاي متقيان حضرت اميرالمؤمنين علي (ع) در قسمتي از نامه سي‌و‌يکم خطاب به فرزند گراميش حضرت امام حسن (ع) در مورد برنامه‌ریزی آینده بر اساس کارهای گذشته مي‌فرمايند:
«اسْتَدِلَّ عَلَى مَا لَمْ يَكُنْ بِمَا قَدْ كَانَ فَإِنَّ الْأُمُورَ أَشْبَاه * با آنچه در گذشته ديده و شنيدهاي بر آنچه هنوز نيامده است، استدلال کن؛ چرا که امور شبيه يکديگرند».
بعد از انتخاب هدف باید به تنظیم برنامهها و هدفگذاری پرداخت:
در تعریف هدفگذاری میتوان گفت هدفگذاری بیان نتایج مورد انتظار در قالب کارهای مشخص و قابل اندازه‌گیری در محدوده زمانی معین و با صرف هزینه معین است؛ به بیان دیگر هدفگذاری، تجزیه مأموریت‌ها و اهداف بلندمدت در قالب اهداف کمی و کیفی کوتاه‌مدت است.
با این تعریف‌ها میتوان پی برد هدفگذاری جزء جدایی‌ناپذیر برنامه‌ریزی و مبنایی برای اجرای آن است.
در ابتدا بهتر است خطوط کلّی برنامه‌های آینده سازمان را در درازمدت مشخص نمود. در این برنامهها سیر کلّی حرکت‌ها تا رسیدن به اهداف سازمانی مشخص میشود. در این نوع برنامه‌ریزی که برنامه‌ریزی استراتژیک یا جامع گفته میشود، وضعیت فعلی سازمانی و راه‌های کلّی آینده تبیین میشود. در این برنامه‌ریزی، رسالت سازمان، تعیین، و سیاست‌های کلی سازمان تدوین میشود. اهداف بلند مدت باید در قالب هدف‌های کمی و کیفی کوتاه مدت، تجزیه گردد. سپس خطوط کلّی برنامه جامع در اجزای مناسب، خرد میشود و هر جزء به صورت هدفی کوچکتر در میآید و برای رسیدن به هر یک از این اهداف کوچک، برنامهای عملیاتی ترسیم میشود.
برنامه عملیاتی یعنی پیش بینی اقدامات لازم برای رسیدن به هدف‌های معین با توجه به امکانات و محدودیت‌ها و خطوط کلّی با استفاده از شیوههای (روش‌های) مناسب.
تقسیم‌بندی اهداف بزرگ به اهداف کوچکتر فواید بسیاری دارد که مهم‌ترین آنها صرفه‌جویی در زمان، جلوگیری از پراکندگی فکر و انرژی و افزایش بهره‌وری است.
عموماً برنامهريزي را از جنبه زماني مي‌توان در قالب برنامهريزي كوتاه‌مدت (برنامه‌ریزی عملياتي و تاكتيكي)، برنامهريزي ميان‌مدت و برنامهريزي بلندمدت دسته‌بندي نمود.
هدف‌های کوتاه مدت اهدافی است که سازمان برای رسیدن به هدف‌های بلند مدت باید به آنها دست یابد. هدف‌های کوتاه مدت باید همانند هدف‌های بلند مدت، قابل اندازه‌گیری، مولد انگیزه، واقعی، سازگار با سایر هدف‌ها و اولویت‌بندی شده باشد.
هر سطح از مدیریت در سازمان باید با مأموریت‌های اساسی سازمان (رسالت سازمان) آشنایی کافی داشته باشند و در چارچوب مأموریت‌های کلی و اساسی سازمان به تعیین اهداف بلند مدت و میان مدت واحد خود بپردازد.
برنامه‌های بلند مدت به سازمان کمک میکند تا از نتایج کار، ارزیابی درستی به دست آید و پیامدهای کار اندیشیده شود و برای هم‌افزایی، مشارکت، تعیین اولویت‌ها، و هماهنگی امورِ درازمدت تدبیر شود.
پيامبر اکرم (ص) میفرمایند:
«إِذَا هَمَمْتَ بِأَمْرٍ فَتَدَبَّرْ عَاقِبَتَهُ فَإِنْ يَكُ خَيْراً وَ رُشْداً فَاتَّبِعْهُ وَ إِنْ يَكُ غَيّاً فَدَعْه * چون در انديشه انجام دادن كارى برآيى در عاقبت آن تدبّر كن تا اگر نيك است و در راه درست، به آن دست زنی و اگر مايه گمراهى است آن را فروگذارى». (11)
حضرت رسول (ص) در مورد برنامه‌ریزی چند جانبه کوتاه مدت و بلندمدت فرموده‌اند:
«اعْمَلْ لِدُنْيَاكَ كَأَنَّكَ تَعِيشُ أَبَداً وَ اعْمَلْ لآِخِرَتِكَ كَأَنَّكَ تَمُوتُ غَدا * براى دنياى خود چنان كار كن كه گويى هميشه زنده خواهى ماند و براى آخرت خود چنان كار كن كه گويى فردا خواهى مُرد». (12)
امام علی (ع) نیز میفرمایند:
«فِي صِفَةِ اللَّبيبِ: .. رَاقَبَ فِي يَوْمِهِ غَدَهُ وَ نَظَرَ قُدُماً أَمَامَه * (انسان خردمند) در امروز مراقب فرداى خويش است و از هم اكنون آنچه را در پيش دارد مىبيند». (13)
پس از تعیین و تصویب اهداف در سازمان، نوبت به اجرای فرایندها و فعالیت‌ها می‌رسد.
تعهد داشتن نسبت به اهداف و احساس مسئولیت با اجرای بهتر برنامهها رابطه مستقیمی دارد. مدیران باید این حس را در خود و کارکنانشان تقویت کنند و در راه دستیابی به هدف‌های تعیین شده از هیچ کوششی فروگذار نکنند.
- میزان توانایی برنامه‌نویسی
برنامهها مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ و پی در پی است. اندیشههایی که در ذهن ما است تا زمانی که مدوّن و مکتوب نشده باشد، برنامه نیست. پس تدوین برنامه الزامی است. هر طرح مکتوب و مدون مانند نقشه راهی است که سازمان را در راه رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت یاری میکند.
تدوین طرح‌های عملی برای تحقق آنها از شاخص‌های توانایی هر برنامه‌نویس است. برنامه مدون یعنی زبان کاری مشترک در میان کارکنان.
در هر مجموعه و سازمان، برنامه‌اي مي‌تواند مقدمات موفقيت و پيشرفت را فراهم کند که اصولي، منطقي و متناسب با امکانات و وضعیت سازمان تدوین شده باشد. برنامهريزي غير اصولي، ضعیف و نامتناسب نه تنها به پيشرفت سازمان کمکی نمي‌کند، چه بسا باعث شکست، ناکامي و حتي فرو‌پاشي سازمان میشود.
امير‌مؤمنان علي (ع) مي‌فرمايند:
«سُوءُ التَّدْبِيرِ سَبَبُ التَّدْمِير * سوءتدبیر در برنامهريزي، موجب هلاک و فرو‌پاشي است». (14)
در نگاه اول به نظر می‌رسد که نوشتن برنامه، کار ساده‌ای نباشد. طرح یا برنامه همانند تابلو نقاشی سه قسمتی است:
قسمت اول: موقعیت کنونی در جواب این سؤال که ما اکنون در کجاییم.
قسمت دوم: هدف‌ها در جواب این سؤال که به کجا می خواهیم برسیم.
قسمت سوم: روش‌ها در جواب این سؤال که ما چگونه به آنجا خواهیم رسید.
هر قسمت دارای عناصر مسلم و مشخصی است.
- گام اول در برنامه‌نویسی: موقعیت کنونی
هر فرمانده و مدیرِ دارای برنامه از خود می‌پرسد: «سازمانی که من مدیریت آن را بر عهده گرفته‌ام در چه جایگاهی قرار دارد؟» عناصری مانند رسالت سازمانی و ارزشهای سازمانی در این قسمت تعریف میشود؛ سپس به موقعیت فعلی سازمان نگاه میکند و می‌نگرد که در درون و بیرون سازمان چه اتفاقی می‌افتد. اینجاست که نیاز او به تغییر دادن وضعیت و عوض‌کردن جهت حرکت مشخص میشود. او باید، آرمان و رسالت سازمان خویش را مورد بازنگری جدی قرار دهد و رسالت و اهداف جدید سازمان را توصیف کند؛ این که او از این پس چه بنیانی را بنا می‌گذارد و علت وجود او در سازمان چیست.
شناخت چند عامل می تواند مدیران را در موقعیت سنجی یاری کند:
توانایی‌ها
ضعف‌ها
فرصت‌ها
تهدیدها
برنامهها باید بر اساس تقویت توانایی‌ها، از بین بردن ضعف‌ها، استفاده از فرصت‌ها و تشخیص تهدیدها باشد. پس برنامه نویس باید توانایی‌های خویش و همکارانش را بشناسد؛ از نقاط ضعف آگاه باشد؛ فرصت‌ها را دریابد و تهدیدها را تشخیص بدهد تا بتواند بر اساس این عوامل، قطعه اول تابلو نقاشی را بخوبی ترسیم کند.
اصل دیگری که علاوه بر رسالت در موقعیت سنجی باید مد نظر قرار گیرد، ایمان، اخلاق و ارزشهای هر سازمان است.
بررسی ارزشهای سازمانی این مسئله را روشن میکند که فرمانده به چه ارزش‌هایی باور دارد.
ارزش‌ها سازمان را در موفقیت و ایجاد انگیزه‌کاری بین کارمندان هدایت میکند.
مدیر موفق از خود می‌پرسد در تشکیلات ما ارزش‌ها و باورها بر چه اساسی است. چه ارزش‌ها و باورهایی تعاملات روزانه را بین کارکنان هدایت میکند؟
- گام دوم در برنامه‌نویسی: هدف‌ها
هر فرمانده و مدیرِ دارای برنامه به این قبیل پرسش‌ها پاسخ میدهد که سازمان من در آینده به چه چیز شبیه خواهد بود؛ ما در منتها درجه در کجا خواهیم بود؟ آینده‌ای که من می‌خواهم برای سازمان ترسیم، و در آن مشارکت کنم، چیست؟ البته پیش‌گویی آینده سخت است ولی غیر ممکن نیست.
مدیران لایق برای پاسخ دادن به این پرسش‌ها به منحصر به فرد بودن سازمانش و اینکه چگونه می‌تواند سازمانش بهترین باشد فکر می کند و به برنامه‌هایی میاندیشد که او را در جایگاه برتری قرار خواهد داد.
- گام سوم در برنامه نویسی: روش‌ها
دانستن اینکه مدیر چطور به اهداف خود دست خواهد یافت، اصلی‌ترین قسمت برنامه‌نویسی و در عین حال وقت‌گیرترین گام است به این دلیل که از موقعیت کنونی او تا افق برتری که وی به آن اندیشیده است، تعداد زیادی مسیر وجود دارد. انتخاب درست هر مسیر، تعیین کننده سرعت مدیر به سوی مقصد نهایی است.
در این مرحله، برنامه‌نویس، اهداف بلند مدت و استراتژیک را به هدف‌های عملیاتی تبدیل، و فعالیت‌های کلیدی مورد نیاز را برای رسیدن به چشم انداز نهایی مشخص میکند.
نکته‌ای که برنامه‌نویس باید مدنظر قرار دهد، انتخاب روش و استراتژی‌ها بر اساس ارزش‌ها و آبروی سازمانی است.
اهداف کوتاه مدت، آرمان‌های استراتژیک را به هدف‌های اجرایی مخصوص تبدیل میکند.
اهداف مؤثر به روشنی تعیین میکند مدیر در پایان به چه نتیجهای خواهد رسید؛ چه وقت می‌خواهد آن را به انجام برساند؛ چطور تصمیم دارد به آن برسد و چه کسی قصد دارد مسئول آن باشد.
در بخش مربوط به اقدام و عمل، برنامه عملکرد نوشته و تنظیم میشود؛ یعنی فعالیت‌های خاصی تعیین میشود که به اهداف منجر میشود. این برنامه شامل تاریخ شروع و پایان عمل و گماشتن شخص مسئول است. مدیران و فرماندهان باید در نظر داشته باشند در این قسمت از برنامه‌نویسی آیا بخش‌های عملکردی برنامه برای دستیابی به اهداف مورد نظر کافی است؛ آیا پشتیبانی لازم از نظر مالی، امکانات و زمان برای اجرای طرح مورد نظر وجود دارد؟ چرا که هر طرح مکتوب و مدون باید پشتیبانی شود و زمان کافی برای اجرا داشته باشد و نیروهای کارامد، معتقد و با انگیزه، مجری آن باشند.
این بخش را با سخنی از مولای موحدان حضرت علی (ع) به پایان میبریم که فرمودند:
«أَدَلُّ شَيْءٍ عَلَى غَزَارَةِ الْعَقْلِ حُسْنُ التَّدْبِير * بهترين دليل بر کمال عقل، خوب برنامهريزي کردن است». (15)
- توانایی برنامه‌محوری کار نمودن در سازمان
از آنجا که سازمان‌ها با محدودیت‌های مختلفی مانند محدودیت منابع و امکانات، نیروی انسانی کارامد، زمان و… رو به رو هستند، روشن بودن اهداف و مسیر حرکت برای جلوگیری از اتلاف منابع و همچنین افزایش بهره‌وری، ضرورت است.
همانگونه که گفته شد برنامه محور بودن از بی‌نظمی، پراکندگی افکار و صرف بی‌مورد انرژی می‌کاهد. این ویژگی در فرهنگ اسلامی ما توانایی به شمار میرود. مديري كه در كارها قدرت تشخيص موقعيت‌ها و تخصص و مهارت لازم را نداشته باشد، صرفنظر از اينكه موفقيتي در مديريت به دست نخواهد آورد، استعدادها و امكانات موجود را هم از بين خواهد برد. امام على (ع) میفرمایند:
«دَعْ مَا لَا يَعْنِيكَ وَ اشْتَغِلْ بِمُهِمِّكَ الَّذِي يُنْجِيك * آنچه را برای تو مهم نیست واگذار و به کار مهمی مشغول باش که موجب نجات تو خواهد شد». (16)
بنابراین لازم است که سازمان، اهداف روشن و مشخصی را برای خود تعیین و تعریف کند و تمام فعالیت‌های کارکنان خود را در جهت دستیابی به آن هدف‌ها سوق دهد. امام على (ع) به مالك اشتر به عنوان فرمانده و مدیر میفرمایند:
«أَمْضِ لِكُلِّ يَوْمٍ عَمَلَهُ فَإِنَّ لِكُلِّ يَوْمٍ مَا فِيه * در هر روز، کار آن روز را به جا آور؛ زيرا برای هر روز، کاری است». (17)
ایشان در همان نامه فرمودند:
«فَضَعْ كُلَّ أَمْرٍ مَوْضِعَهُ وَ أَوْقِعْ كُلَّ عَمَلٍ مَوقِعَه * هر چیز را به جای خود بگذار و هر کاری را در وقت آن انجام ده. (که عدل و درستکاری این است، ولی اگر در هر کاری از کارهای دنیا و آخرت افراط یا تفریط نمودی یعنی از حق، تجاوز یا در آن کوتاهی کردی، ستمکار بوده‌ای)».
این سخن گرانقدر که به مدیریت زمان نیز اشاره دارد، توصیه مهمی در مورد برنامه محور بودن زندگی است. حضرت در سخن دیگری، نتیجه عزم و تصمیم در برنامه‌های زندگی را پیروزی میدانند و میفرمایند:
«أَصْلُ الْعَزْمِ الْحَزْمُ وَ ثَمَرَتُهُ الظَّفَر * اصل عزم، دور انديشى، و ميوه آن پيروزى است». (18)
زمانبندی در زندگی و انجام دادن کارها در ساعات و مواقع خودش اهمیت فراوانی دارد که در برخی از احادیث معصومین تأکید فراوان بر آن شده است. تمام این روایات بر برنامه‌محوری در کارها دلالت دارد. امام كاظم (ع) فرمودند:
«بكوشيد زمانتان را به چهار بخش تقسيم كنيد: ساعتى براى مناجات با خدا و ساعتى براى زندگى و ساعتى براى معاشرت با برادران و معتمدانى كه عيبهایتان را به شما بشناسانند و در باطن به شما اخلاص داشته باشند و ساعتى براى پرداختن به لذت‌هايى كه حرام نباشد». (19)
—————–
(1) تصنیف غرر الحکم، ص 348.
(2) بحار الانوار، ج 75، ص 283.
(3) تصنیف غرر الحکم، ص 243.
(4) همان، ص 463.
(5) مواعظ العددیه، ص 118.
(6) بحار الانوار، ج 74، ص 112.
(7) همان، ج 68، ص 338.
(8) الحیاه، ج 1، ص 273.
(9) نهج البلاغه، نامه 53.
(10) تصنیف غرر الحکم، ص 476.
(11) الحیاه، ج 1، ص 273.
(12) تنبیه الخواطر، ج 2، ص 234.
(13) الحیاه، ج 1، ص 586.
(14) تصنیف غرر الحکم، ص 354.
(15) غرر الحکم، ص 355.
(16) تصنیف غرر الحکم، ص 477.
(17) نهج البلاغه، نامه 53.
(18) تصنیف غرر الحکم، ص 476.
(19) الحیاه، ج 1، ص 543.
