- مهارت‌های ادراکی
در ادبیات مدیریتی به قدرت درک پیچیدگی‌های سازمان و جایگاه عملیات فرد در سازمان، مهارت ادراکی یا مفهومی گفته میشود. این درک نظری به شناخت فرد از مجموعه خویش به عنوان یک واحد منجر می‌گردد. در این انگیزش هر تغییری در سیستم (سازمان) قسمت‌های دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
از سویی برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در وضعیت ناپایدار محیط درونی و بیرونی به عنوان وظائف اصلی مدیریت از چالش‌های بزرگ مدیران در دوران اخیر بوده است؛ لذا تلقی درست درباره سازمان به عنوان سامانهای باز، که دائماً با محیط پیرامون خود در ارتباط است و از تغییر و تحولات آن تأثیر می‌پذیرد، لزوم آشنایی و بهره‌گیری از دانش مدیریت کارامد را دو چندان میسازد.
- مدیریت کارامد
مدیریت کارامد، فرایند تجزیه و تحلیل محیطی سازمان و گرفتن تصمیم‌ها و اجرای فعالیت‌هایی است که سبب ایجاد و تقویت سازمان میشود. اگرچه رویکرد مدیریت کارامد به سازمان، برونگراست، توجه به محیط درونی سازمان و نگرش جامع به هر دو محیط از نقاط قوت آن به شمار میرود.
مدیریت کارامد به جای پیش‌بینی آینده در ساختن آن نقش ایفا میکند. این رویکرد به مدیریت سبب پویایی سازمان میشود و واکنش فعال و سازنده آن را در برابر تغییرات سریع محیطی در پی‌خواهد داشت. مدیریت کارامد رویکردی منعطف به مدیریت است و به جای برنامه‌ریزی محض به داشتن دیدگاه جامع در وضعیت متحول محیطی تأکید میکند. در این خصوص داشتن تفکر خلاق، لازمه مدیریت کارامد سازمانی است.
بنابر آنچه بیان شد، حرکت به سوی چنین سازمان و مدیریتی در پی تجزیه و تحلیل محیطی سازمان تحقق خواهد یافت و لازمه آن دارا بودن مهارت ادراکی از سوی مدیران و رهبران آن سازمان است.
- شناخت و تجزیه و تحلیل محیط درونی و بیرونی سازمان
- تجزیه و تحلیل محیطی
از آنجا که هیچ اقدامی بدون شناخت، سودمندی لازم را ندارد به فرموده امیرمؤمنان حضرت علی (ع):
«يَا كُمَيْلُ مَا مِنْ حَرَكَةٍ إِلَّا وَ أَنْتَ مُحْتَاجٌ فِيهَا إِلَى مَعْرِفَةٍ * اى كميل! هيچ حركتى (و كارى) نيست جز اينكه در آن به شناختى نيازمندى». (1)
برای تدبیر کارها در سازمان، مدیران نیازمند شناخت و داشتن درک درست از محیط هستند. محیط سازمانی دربرگیرنده تمامی عواملی است که فعالیت سازمان را به هر طریق تحت تأثیر قرار می‌دهد.
برای ایجاد محیط سالم و کارامد سازمانی، می‌بایست کمیته‌ای تشکیل شود تا بتواند با مطالعه‌ای دقیق، محیط درون سازمانی و نقاط قوت و ضعف آن و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای مربوط به محیط بیرونی سازمان را بشناسد و آن را مورد ارزشیابی دقیق علمی قرار دهد تا بر اساسِ مطالعه و شناخت، مناسب‌ترین روشِ عملکرد سازمانی انتخاب شود.
امام جعفر صادق (ع) فرموده‌اند:
«الْعَالِمُ بِزَمَانِهِ لَا تَهْجُمُ عَلَيْهِ اللَّوَابِس * تنها انسان آگاه از زمان خود است كه در معرض هجوم امور اشتباه انگيز واقع نمىشود». (2)
آشكار است كه مقصود از زمان در اينجا مضامين و محتويات و حوادث و فرهنگ‌هاى زمان است نه تاريخ و روزگار آن.
به هر حال، مدیریت کارامد به عزمی سترگ نیاز دارد که مدیر تصمیم بگیرد کاری انجام دهد که سازمان را متحول سازد. این موضوع فقط شامل فرمانده سازمان و مسئولان رده‌های مافوق نمی‌شود بلکه تمامی فرماندهان و مسئولان ارشد و به تدریج کل نیروهای سازمان می‌بایست دارای این روحیه شوند. ایجاد این زمینه در سازمان نیازمند کار فرهنگی است.
در سازمان‌هایِ کارامد، اولین گام در جهت تحول، این است که باورهای نیروی انسانی سازمان در راستای حرکت‌هایِ کارامد قرار گیرد. در غیر این صورت با ایجاد هر حرکت تازه، نیروی انسانی سازمان از خود مقاومت نشان خواهد داد. بنابراین اگر مدیریت کارامد سازمان بخواهد نیروی انسانی را در مسیر تحول حرکت دهد، ابتدا باید آنها را از اهداف این عملیات آگاه سازد تا از لزوم تحقق آن با خبر شوند.
هدف از تجزیه و تحلیل محیطی، اولاً دادن شناخت و معرفت به کارمندان نسبت وضعیت کنونی و آینده است تا آنان در این راستا گام بر‌دارند و ثانیاً بررسی و شناخت عواملی است که بر فعالیت و عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. این عوامل گاهی با محیط داخل سازمان ارتباط پیدا میکند (عوامل درونی) و گاهی به محیط خارج از سازمان (عوامل بیرونی) مربوط میشود.
در مطالعه محیط درون سازمانی، پس از بررسی و شناخت عوامل تأثیرگذار بر فعالیت سازمان، نقاط قوت و ضعف در زمینه‌های مختلف و ابعاد گوناگون تعیین میشود و در مطالعه محیط برون سازمانی، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای محیط بیرون مورد توجه قرار می‌گیرد. این مطالعه، شناخت راهبردی یا شناخت استراتژیک نام دارد و بر اساس این شناخت، میزان تحقق اهداف تعیین شده مشخص خواهد شد.
- تجزیه و تحلیل محیط درونی و بیرونی سازمان
عوامل، گاهی با محیط داخلی سازمان مرتبط است (عوامل درونی) و گاهی در ارتباط با محیط خارجی (عوامل بیرونی). بر این اساس، تجزیه و تحلیل محیط سازمان به محیط بیرونی و محیط درونی دسته‌بندی میشود که هر یک باید مورد تجزیه و تحلیلِ مستقل قرار گیرد.
تجزیه و تحلیلِ محیطی در سازمان به منظور درک بهتر رویدادهای درون سازمانی و افزایش تناسب استراتژی‌های اتخاذ شده با محیط بیرونی انجام می‌گیرد.
- شناخت روابط اجزای سازمان
شاید بتوان گفت مهم‌ترین وظیفه مدیر کارامد، شناخت نیروها و افرادی است که او باید با آنان کار کند و اهداف سازمان را با کمک فکر، اندیشه و دستان توانمند آنان به پیش ببرد؛ پس باید توانمندی هر یک را به خوبی بشناسد و ارتباط آنان را با یکدیگر کشف، و حتی طراحی دقیق و جدید نماید.
بر همین اساس حضرت مولی‌الموحدین امام على (ع) در ضمن نامهاى به عبد‌اللَّه‌بن‌عبّاس، که به عنوان فرمانروای بصره راهی آن شهر شد، افراد آن قوم را به او (که قصد دارد هم اکنون بر آنان وارد شود و حکومت نماید.) معرفی میکند:
«بعضى از آنان به اميد رسيدن به خيرى مقيم شده‌اند و بعضى براى ترس از عقوبتى كه از آن بيمناكند؛ پس آن را كه اميدوار است با عدل و احسان كردن جلب كن و عقده ترس را از دل‌هاى آنان كه مىترسند، بگشا». (3)
- شناخت پیچیدگی‌های سازمان در ابعاد مختلف (قدرت تجزیه و تحلیل پیچیدگی‌ها)
شناخت پیچیدگی‌های محیط و تعقل در ابعاد مختلف در تدبیر کارها از اهمیت به سزایی برخوردار است. در کتاب آسمانی قرآن این امر به عنوان یکی از تمایزات بهشتیان و دوزخیان معرفی شده است:
«و قالُوا لَوْ کُناً نَسْمَعُ اَوْ نَعْقِلُ ما کُنّا فِى اصحابِ السَّعیرِ * (جهنمیّان) مىگویند اگر ما گوش شنوا داشتیم یا تعقّل مىکردیم در میان دوزخیان نبودیم. سوره ملک آیه 10».
حضرت علی (ع) در مورد آگاهی به مهارت‌های مدیریتی می‌فرمایند:
«مَنْ جَهِلَ وُجُوهَ الْآرَاءِ أَعْيَتْهُ الْحِيَل * آنكه از آرای مختلف بي‌خبر باشد در چارهجوييها درمیماند». (3)
بر اساس نظر جامعه‌شناسان و دانشمندانِ علم مدیریت، مهارت‌های لازم برای شناخت سازمان و کشف پیچیدگی‌های آن عبارت است از:
الف) مهارت تعامل: توانایی اداره کردن افراد هنگام اجرای دستورهاست. مدیرانی که ترس‌ها و ناامیدی‌های دیگران را در خصوص اجرای کار جدید درک می‌کنند، آمادگی این را دارند که بهترین اجراکننده باشند. این مدیران تأکیدشان بر اعضای سازمان و گفتگو برای یافتن بهترین روش اجرا است.
ب) مهارت تخصیص: توانایی تهیه و تدارک منابع ضروری سازمانی برای اجرای وظائف است. مجریان موفق افرادی هستند که در برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی مالی و زمانی و تخصیص سایر منابع حیاتی استعداد زیادی دارند.
ج) مهارت نظارت: توانایی استفاده از اطلاعات برای مشخص کردن است این که آیا مانعی بر سر اجرای وظائف به وجود آمده است یا خیر؟
فرماندهان و مدیران سازمانی در صورتی موفق می‌شوند که سامانههای بازخورد اطلاعاتی به وجود آورند و پیوسته از وضعیت اجرای استراتژی‌ها گزارش بگیرند.
د) مهارت‌های سازمانده: توانایی ایجاد شبکهای از افراد در سر تا سر سازمان است که می‌توانند هنگام بروز مشکل در کار به حل آن مشکل کمک کنند. مدیرانِ موفق، این شبکه را طوری طراحی می‌کنند که افراد آن بتوانند از عهده انواع خاصی از مشکلات قابل پیش‌بینی برآیند.
به طور کلی، شناخت پیچیدگی‌های سازمان و فائق آمدن بر آنها نیازمند افراد کارامد، تخصیص منابع مورد نیاز، نظارت بر روند اجرا و حل به موقع مشکلات به وجود آمده در مراحل اجرا است. شاید بتوان گفت تجربه ثابت کرده است که دانستن اینکه چه افرادی می‌توانند مشکلات را حل کنند و قادرند به محض بروز مشکلات به رفع آنها بپردازند از مهم‌ترین ضرورت‌های هر فرمانده و سازمان است.
- شناخت و درک موقعیت خود در جهت تحقق اهداف سازمان
درک این موضوع مستلزم دانستن پاسخ چهار پرسش اساسی است:
۱) در حال حاضر کجای سازمان هستم؟ پاسخ این پرسش، وضعیت موجود خود و جایگاه شغلی و سازمانی را برای فرد مشخص خواهد نمود.
جهل و بی‌خبری از این موضوع، انسان را دچار لغزش میکند و پس از چندی از کم کاری یا کارهایی که در حیطه اختیارات او نیست، پشیمان میشود.
امیرمؤمنان علی (ع) می‌فرمایند:
«مَنْ جَهِلَ مَوْضِعَ قَدَمِهِ زَلَّ * آنكه از جاى پاى خود (موقعیت خود) بي‌خبر باشد، خواهد لغزيد». (4)
۲) کجا می‌خواهم باشم؟ هدف این پرسش مشخص نمودن وضعیت مطلوب و مورد انتظار است تا با استفاده از توانمندی‌های خود و اطلاع از اوضاع زمان و آگاهی از نیاز جامعه در مسیر تکامل گام برداریم و به جایگاهی برسیم که در شأن آن است؛ یعنی مدیر جایگاه خود را بشناسد و در رسیدن به موقعیت مناسب بکوشد.
۳) چگونه به مقصد نزدیک خواهم شد؟ پاسخ این پرسش در واقع بیانگر فاصله وضعیت موجود و وضعیت مطلوب است که انسانِ در پی کمال به وضعیت کنونی راضی نیست و همچون طبیب حاذق که در پی بهبودی کامل مریض است و درمان را تا بر طرف شدن کامل بیماری ادامه می‌دهد، او نیز تا رسیدن به مقصد از تلاش دست بر نمی‌دارد.
۴) چگونه مسیر حرکت و پیشرفتم را تعیین و پیگیری کنم؟
راه رسیدن به هدف باید به گونه‌ای انتخاب شود که مورد رضایت الهی باشد. برای رسیدن به کمال نمی‌توان از هر وسیله‌ای استفاده کرد.
- شناخت و درک موقعیت سازمان در محیط
مدیران بینشمند و با درایت با بهره‌گیری از نتایج تجزیه و تحلیل محیطی به تحقق اهداف سازمان اقدام کنند.
در باب بصیرت و شناخت موقعیت، خداوند متعال به پیامبر اکرم (ص) می‌فرماید:
«قُلْ هذِهِ سَبِيلِي أَدْعُوا إِلَى اللَّهِ عَلى بَصِيرَةٍ أَنَا وَ مَنِ اتَّبَعَنِي * به مردم بگو، این راه من است که من و پیروانم با بصیرت کامل، همگان را به سوی خدا دعوت کنم. سوره یوسف آیه 108».
مدیران باید نسبت به موقعیت سازمان خود در میان مردم شناخت کافی داشته باشند و با توجه به تغییرات روزافزون محیط درونی و بیرونی، سازمان را دچار تشویش و سردرگمی نسازد.
در این راستا شناخت صحیح و واقع‌بینانه از مأموریت، چشم‌انداز و هدف سازمان، شاخص‌های عمدهی در جهت‌گیری سازمان به شمار میرود.
مأموریت سازمانی بیانگر مأموریت اصلی و فلسفه وجودی سازمان، و سندی است که هر سازمان را از سازمان‌های مشابه متمایز میکند و نشان‌دهنده طیف فعالیت سازمان از نظر عملیات و عملکرد است.
تبیین چشم‌انداز سازمان دومین موضوع مورد بحث در شناخت و درک موقعیت سازمانی است. چشم‌انداز سازمان، جایگاه و موقعیت آینده سازمان را مشخص میکند. این موضوع که به کجا می‌خواهیم برسیم، پرسشی است که بیانیه چشم‌انداز سازمان، پاسخ آن را بیان میکند. چشم‌انداز به مثابه تصویر روشن سازمان در آینده تعریف شده است.
اهداف سازمانی بیان‌کننده منظور برنامه‌ریزی در طرح‌ها و برنامه‌ها است. اهداف سازمانی در چارچوب فرایند برنامه‌ریزی تدوین میشود و اندیشههای مبهم و تجربی را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل کند. بدون وجود اهداف، رفتارها و فعالیت‌ها در سازمان دچار سردرگمی خواهد شد. هدف‌گذاری جزء جدایی ناپذیر برنامه‌ریزی، و مبنایی برای اجرای آن است. سازمان‌ها برای منظورهای متفاوتی به وجود میآیند؛ بنابراین اهداف خاصی نیز دارند.
شناخت اهداف سازمان و درک موقعیت سازمانی برای هر یک از کارکنان خلاق و کارکنان اندیشمند و توانا این موقعیت را ایجاد می کند که بیندیشد: «من برای تحقق اهداف سازمان چه باید بکنم.»
————
(1) مستدركالوسائل، ج17، ص267.
(2) الحیاة، ج3، ص168.
(3) مواعظ العددیه، ص 124.
(4) الحياة، ج1، ص276.
